Alternativt at periodens enkeltstående fakturaer kommer tilsendt sammen med generalnotaen og da heftet som underbilag til den. I den forbindelse er det reist spørsmål om fakturaene må bokføres enkeltvis hos mottaker eller om regelverket tillater at det gjøres med én registrering - dvs med generalnotaens beløp.
Det ville åpenbart vært praktisk for mottaker om bokføringen kunne begrenses til generalnotaens beløp, og med fakturaene som underbilag. Fra Skattedirektoratet er det imidlertid uttalt at dette ikke vil være tilstrekkelig, blant annet ut fra hensynet til å kunne avstemme mellom partenes kunde- og leverandørspesifikasjoner.
Det er således lagt til grunn at det er den enkelte faktura som skal bokføres i regnskapssystemet. Direktoratet sier for øvrig at standpunktet ikke er til hinder for at alle fakturaene kan bokføres samtidig med generalnotaen (betalingen), forutsatt at fakturaene bli korrekt periodisert.
Nedenfor gjengis Skattedirektoratets uttalelse i sin helhet (brev til NARF av 27. mai 2003):
"(...) Det er opplyst at enkelte virksomheter utsteder faktura fortløpende, men i tillegg sender en oppsamlende generalnota, som regel ved månedens slutt. Alternativt at periodens enkeltstående fakturaer kommer tilsendt sammen med generalnotaen og da heftet som underbilag til den. Spørsmålet som stilles er hvordan dette skal bokføres hos kunden - Må fakturaene bokføres enkeltvis eller er det tilstrekkelig med én registrering i regnskapssystemet - dvs at generalnotaen registreres.
Skattedirektoratet legger til grunn at det er den enkelte faktura som tilfredsstiller kravene til salgsdokumentets innhold, jf forskrift nr 2 til merverdiavgiftsloven. Dette i motsetning til ved månedlig fakturering, hvor alle transaksjoner faktureres i ett dokument. Det er således fakturaene som dokumenterer den enkelte salgs- og kjøpstransaksjon. Etter vår oppfatning er det ikke tvilsomt at den enkelte faktura må benyttes som dokumentasjon i regnskapet. Spørsmålet blir da om disse må bokføres enkeltvis eller om generalnotaen kan bokføres, med fakturaene som underbilag.
Dokumentasjonen har flere formål. Den skal ha tilstrekkelige opplysninger til at det kan foretas korrekt bokføring mht realitet, periodisering mv. Korrekt periodisering gjelder både mht bokføringsperiode, skatt og merverdiavgift. Bokføring av den enkelte faktura er med å sikre slik korrekt bokføring. Dokumentasjonen danner også grunnlag for spesifisering på motpart. Et av hensynene med å registrere transaksjonene på motpart, er at ulike kontrollorgan kan innhente kontrolloppgaver og avstemme disse mot den andre parts kunde- eller leverandørspesifikasjon. Dette taler for at begge parter må registrere den enkelte transaksjon med utgangspunkt i primærdokumentet; dvs den enkelte faktura.
Skattedirektoratet er av den oppfatning at generalnotaen er å betrakte som dokumentasjon for betalingen av fakturaene. Vi finner støtte for dette syn i
NOU 2002: 20 Ny bokføringslov, s 82:
"...Enkelte virksomheter utsteder faktura fortløpende, men sender i tillegg en 'generalnota' ved månedsslutt som grunnlag for samlet betaling. I slike tilfeller vil de enkelte fakturaene være dokumentasjon for bokføringen, og vil være avgjørende for bokføringsperiode mv. 'Generalnotaen' vil være kontoutdrag eller tilsvarende tilleggsinformasjon."
Skattedirektoratet har etter dette kommet til at den enkelte faktura skal bokføres i regnskapssystemet. Dette standpunkt gjelder uavhengig av hvilket regelverk som benyttes*. Vi kan heller ikke se at bokføring etter ny bokføringslov, jf NOU 2002: 20, innebærer et annet resultat. Ovennevnte er ikke til hinder for at alle fakturaene kan bokføres samtidig med generalnotaen (betalingen), forutsatt at fakturaene blir korrekt periodisert."
(* Vår anmkerkning: Bokføringsreglene i 1977-regnskapsloven eller kapittel 2-reglene i regnskapsloven av 1998.)
