Uttalelse om god bokføringsskikk (GBS 12) fra Norsk Regnskapsstiftelse om "Bokføring og spesifikasjon av kontanttransaksjoner" vedtatt 15. mai 2007:
Spørsmål
Det er flere problemstillinger knyttet til bokføring og spesifikasjon av kontanttransaksjoner.
- Kan dagsoppgjørene fra kontantsalg summeres i et regneark eller lignende og bokføres som en transaksjon pr. uke eller pr. mnd, eller må hvert enkelt dagsoppgjør bokføres?
- Hvordan skal andre kontanttransaksjoner enn kontantsalg bokføres og spesifiseres?
Lov og forskrift
Etter bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 1 skal bokføringsspesifikasjonen inneholde alle bokførte opplysninger pr. periode. Alle poster skal fremgå i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning, tilordningskoder og andre relevante behandlingskoder. Systemgenererte poster kan fremkomme som totaler dersom de er lett kontrollerbare.
Etter bokføringsloven § 7 siste ledd skal kontanttransaksjoner registreres daglig, med mindre det benyttes fast kasse. Ved kontantsalg skal salget registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system og det skal utarbeides et dagsoppgjør der dokumentasjon av kontantsalget sammenholdes med daglig opptelling av kassabeholdningen, jf. bokføringsforskriften § 5-3-3.
Vurdering og konklusjon
Krav til daglig registrering av kontanttransaksjoner gjelder
- kontantsalg og
- andre kontante inn- og utbetalinger.
Denne uttalelsen omtaler hvordan registrerte kontanttransaksjoner skal bokføres og spesifiseres. Når det gjelder kravene til utarbeidelse av lovbestemte spesifikasjoner generelt, vises det til GBS 4 Utarbeidelse av spesifikasjoner.
1. Kontantsalg
Registreringen av kontantsalget skal som hovedregel skje på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system. Dokumentasjonen av kontantsalget er daterte, nummererte summeringsstrimler eller tilsvarende rapporter. Dette skal daglig sammenfattes i en datert nummerert summeringsstrimmel («z-rapport») eller tilsvarende rapport. Det er dette dagsoppgjøret som skal bokføres i regnskapssystemet. Bokføringen må følge de ordinære kravene til ajourføring.
Alle dagsoppgjørene må fremkomme enkeltvis i bokføringsspesifikasjonen. Dette er ikke til hinder for at spesifikasjonen kan fremkomme i en egen rapport, for eksempel ved bruk av et regneark. Rapporten vil da bli en del av bokføringsspesifikasjonen og må inneholde dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning. Tilordningskoder og andre relevante behandlingskoder kan enten fremkomme i rapporten eller i selve bokføringsspesifika-sjonen. Når en slik rapport utarbeides elektronisk, skal rapporten være elektronisk tilgjengelig i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt dersom den bokførings-pliktiges omsetning er over 5 millioner kroner, jf. bokføringsloven § 13 annet ledd, siste setning, og bokføringsforskriften § 7-3 annet ledd. Elektronisk tilgjengelig i denne sammenheng betyr at de bokførte opplysningene skal være elektronisk søkbare på de enkelte dagsoppgjørene.
Elektronisk oppbevart regnskapsmateriale må sikres på en forsvarlig måte mot ødeleggelse, tap og endring. Dette vil gjelde rapporter som oppbevares elektronisk i ti år som spesifikasjoner, og rapporter som oppbevares elektronisk i tre år og seks måneder for å ivareta kravet om elektronisk tilgjengelighet.
2. Andre kontante inn- og utbetalinger
Andre kontante inn- og utbetalinger skal registreres daglig i en kassebok eller tilsvarende kassespesifikasjon. Dette gjelder ikke når den bokføringspliktige benytter fast kasse. En fast kasse må gjøres opp senest innen fristen for pliktig ajourføring av bokføringen slik at betalingene kan bli bokført i riktig periode.
Alle kontante inn- og utbetalinger må fremkomme enkeltvis i bokføringsspesifikasjonen og i kontospesifikasjonen for kasse. Det må benyttes en unik dokumentasjonshenvisning for hvert bilag. Dette er ikke til hinder for at spesifiseringen kan fremkomme i en egen rapport, for eksempel i en kassebok der kontrollsporet er ivaretatt. Rapporten vil da bli en del av bokføringsspesifikasjonen og kontospesifikasjonen for kasse, og må inneholde dokumentasjonsdato, dokumentasjonshenvisning, tilordningskoder og andre relevante behandlingskoder.
Dette innebærer at de som benytter fast kasse og som ikke registrerer kontante inn- og utbetalinger daglig i en kassebok/kassespesifikasjon, må bokføre inn- og utbetalingene enkeltvis, mens de som benytter flytende kasse, kan bokføre totalene fra kasseboken/ kassespesifikasjonen.
Kilde:
GBS 12 Bokføring og spesifikasjon av kontanttransaksjoner
Les også:
