Bokføringsforskriften på høring

NOU 2002: 20, som har vært på høring tidligere, inneholdt forslag til både ny bokføringslov og -forskrift.  I mars i år fulgte Finansdepartementet opp med en Ot.prp. om bokføringsloven, og som skal behandles av Stortinget senere i høst.  Parallelt med dette gjennomføres det nå altså også høring på forskriften til loven. Høringsfristen er satt til 6. oktober 2004. NARF vil behandle saken i sitt fagutvalg.

Nedenfor vil vi gi et punktvis sammendrag av de forskriftsendringene som foreslås i forhold til Bokføringsutvalgets innstilling.  Hele forskriftsforslaget kan imidlertid leses her.   

Endringer i forhold til Bokføringsutvalgets forslag:

Generelt 
Forskriftsutkastet inneholder enkelte redaksjonelle endringer i forhold til Bokføringsutvalgets forslag. Blant annet er noen av bestemmelsene, som for eksempel den som omhandler dokumentasjon av salg av varer og tjenester, stykket opp i underparagrafer. Denne type forhold omtales ikke nærmere her. Den påfølgende oversikten konsentrerer seg i stedet om de endringene som har materiell karakter. 

Forslaget § 1-1 (ny) Unntak fra bokføringsplikt 
Ikke næringsdrivende konkursbo som plikter å levere omsetningsoppgave etter merverdiavgiftsloven, unntas fra bokføringsloven § 5 første ledd nr 2 til 7 (gjelder plikten til å utarbeide kontospesifikasjon, kunde- og leverandørspesifikasjon, spesifikasjon av uttak/salg til eiere mv).

Forslaget § 2-1 Pliktig regnskapsrapportering
Pliktig regnskapsrapportering etter bokføringsloven § 3 er utvidet til også å omfatte regnskapsrapportering fastsatt med hjemmel i kredittilsynsloven og børsloven.

Forslaget § 3-1 Lovbestemte spesifikasjoner

1. Bokføringsutvalget foreslo at kunde- og leverandørspesifikasjoner ("reskontro") også skal omfatte kontante salg og kjøp når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller vederlaget utgjør mer enn kr 100.000 inklusive mva. Departementet opprettholder dette, dog slik at den nevnte beløpsgrensen er redusert til 40.000 kroner. Endringen har sammenheng med beløpsgrense i hvitvaskingsloven.
2. Det er tilføyd et nytt tredje ledd, lydende: "Ved formidling av tjenester, hvor salgsdokumentet utferdiges av formidler på vegne av den enkelte leverandør, kan transaksjonene registreres i kunde- og leverandørspesifikasjonen over formidlerens konto."

Forslaget § 5-1 Dokumentasjon av bokførte opplysninger 

Forslaget § 5-1-2 Angivelse av partene på salgsdokumentasjon:

1. Det presiseres at angivelse av kjøper minst skal inneholde kjøpers navn, samt adresse eller organisasjonsnummer.
2. Beløpsgrensen for å kunne fravike kravet om angivelse av kjøper ved kontantsalg fra detaljist, er som i forbindelse med spesifikasjonskravet senket fra 100.000 til 40.000 kroner.  I likhet med hva Bokføringsutvalget foreslå, må likevel kjøper alltid angis når denne er bokføringspliktig og varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon og tjenesteleveranse - altså uavhengig av den nevnte beløpsgrensen.
3. Selger plikter i alle tilfelle å angi kjøper på dennes dokumentasjon dersom kjøper anmoder om det. I motsetning til Bokføringsutvalgets forslag, mener imidlertid departementet at selger i slike tilfeller både skal signere og stemple dokumentasjonen. Bokføringsutvalget foreslo enten eller.
4. Det presiseres at angivelse av selger minst skal omfatte selgers navn og organisasjonsnummer, samt etterfulgt av bokstavene MVA hvis vedkommende er registrert i merverdiavgiftsmantallet. Bokføringsutvalget konkretiserte bare kravet om å påføre organisasjonsnummer + MVA, men underforstått antas det at selgers navn også var inkludert der. I så fall er det heller ikke å anse som noen realitetsendring. Derimot foreslår departementet en ny tilføyelse om at dersom selger er registrert i merverdiavgiftsmantallet ved representant etter merverdiavgiftsloven § 10 tredje ledd, skal også representantens navn og adresse fremgå av salgsdokumentet.

Forslaget § 5-1-6 Formidling av tjenester
Bestemmelsen er ny, og med følgende innhold: "Den som formidler tjenester, kan utferdige salgsdokument for flere leverandører i ett salgsdokument. Det kan benyttes en felles nummerserie for slike salgsdokument og det totale vederlaget for den enkelte leverandør kan unnlates spesifisert."

Forslaget § 5-1-8 Dispensasjon
Det er lagt inn en hjemmelsadgang for departementet til i særlige tilfeller å gjøre ytterligere unntak fra reglene i § 5-1-1 om salgsdokumentets innhold. 

Annet
I forskriftutkastet fra Bokføringsutvalget var det formulert følgende krav til salgsdokumentets "presentasjon" av merverdiavgiften (for øvrig også videreført fra tidligere regler, jf forskrift nr 2 til mva-loven):

"Ved avgiftspliktig omsetning av varer og tjenester mellom næringsdrivende som er registrert i merverdiavgiftsmantallet skal salgsdokumentet angi vederlaget uten avgift og avgiftsbeløpet. Ved slik omsetning fra detaljist kan salgsdokumentet likevel angi vederlaget inklusive avgiften og selve avgiftsbeløpet. Bestemmelsen i første punktum gjelder også ved omsetning til kjøper som har krav på kompensasjon for merverdiavgift etter lov av 17. februar 1995 nr 9 om kompensasjon for merverdiavgift til kommuner og fylkeskommuner mv ved kjøp av visse tjenester fra registrerte næringsdrivende. Ved salg til slike kjøpere skal tjenestens kompensasjonskategori, og om det er levert varer som er tatt med i andre fakturaer, fremgå av salgsdokumentet."

Dette er ikke videreført i departementets forskriftsforslag, hvilket antas å innebære frihet om selve vederlaget angis med eller uten avgift, bare avgiftsbeløpet fremgår eksplisitt på dokumentasjonen i tråd med § 5-1-1.  Alternativt at spørsmålet om brutto-/nettoføring overlates til god bokføringsskikk.

Forslaget § 5-2 Utsteder av dokumentasjon

Forslaget § 5-2-1 Utsteder av dokumentasjon
I denne bestemmelsen er det inntatt et nytt ledd som sier at om selger er registrert i merverdiavgiftsmantallet ved representant etter merverdiavgiftsloven § 10 tredje ledd, skal representanten påføre salgsdokumentet merverdiavgift av vederlaget. Representanten skal også påføre den utenlandske næringsdrivendes organisasjonsnummer iht bestemmelsene i § 5-1-1, samt sitt eget navn og adresse.

Forslaget § 5-2-2 Elektronisk salgsdokumentasjon
Bokføringsutvalget stilte krav om at elektronisk dokumentasjon måtte foreligge hos den bokføringspliktige i et ikke-redigerbart format. Departementet foreslår å skjerpe dette, ved å stille krav allerede ved utstedelsen. Forslaget lyder: "Dersom salgsdokumentasjon sendes elektronisk, skal det benyttes mekanismer hos avsender som for eksempel elektronisk signatur og annen teknologi, for i størst mulig grad å eliminere redigeringsmulighetene, samt muliggjøre etterprøving av originalitet av innholdet både hos avsender og mottager."

Forslaget § 5-2-3 Tidspunkt for utstedelse av salgsdokumentasjon - hovedregel
Mens Bokføringsutvalget nøyde seg med å skrive at salgsdokumentasjonen som hovedregel skal utstedes senest én måned etter levering, har departementet valgt å tillegge at utstedelsen skal skje så snart som mulig innenfor den nevnte måneden.  Videre er det tilføyd at bokføringspliktige som leverer årsoppgave eller årsterminoppgave etter merverdiavgiftsloven § 31 eller § 31 a, likevel ikke kan utstede salgsdokumentasjon senere enn det kalenderåret som leveringen finner sted.

Forslaget § 5-2-6 Strøm, telefoni og lignende
For tjenester som leveres basert på måling av faktisk forbruk (strøm, telefoni og lignende) kan det fortsatt utstedes salgsdokumentasjon for lengre perioder, begrenset til en periode på ett år.  Departementet har imidlertid tilføyd at salgsdokumentet så vidt mulig skal utstedes innenfor det kalenderår som levering finner sted.

Forslaget § 5-2-7 Anbud og lignende
Det er gjort noen mindre justeringer i bestemmelsen som omhandler tjenester som leveres med forhåndsavtalt pris. Bokføringsutvalgets forslag hadde følgende ordlyd:

"For tjenester som leveres med forhåndsavtalt pris, kan salgsdokumentasjon utstedes i henhold til avtale mellom partene, med mindre den avviker vesentlig fra reell fremdrift."

Departementets forslag lyder på sin side slik (endringer i kursiv):

"For tjenester som leveres etter anbud eller tilsvarende forhåndsavtalt pris, kan salgsdokumentasjon utstedes i henhold til avtale mellom partene, med mindre avtalt fakturering avviker vesentlig fra reell fremdrift."

Forslaget § 5-2-8 Forskuddsfakturering
Departementet har tilføyd persontransport og servering i eksemplifiseringen av de tilfeller der salgsdokumentasjonen tillates utstedt før levering har funnet sted, begrenset til en periode på ett år.  (Bokføringsutvalgets forslag ga bare angivelse av "abonnementer, leier, avgifter og lignende".)  Videre er det inntatt at de angjeldende salgsdokumentene så vidt mulig skal utstedes innenfor det kalenderår som levering finner sted.

Forslaget § 5-2-9 Kreditnota
Bestemmelsen innfører et nytt krav, lydende: "Når det utstedes nytt salgsdokument til erstatning for allerede avsendt salgsdokument, skal det også utstedes en kreditnota som reverserer opprinnelig salgsdokument."

Forslaget § 5-2-10 Dispensasjon
I tillegg til departementets adgang til å gi dispensasjon fra kravet om at salgsdokumentasjonen skal utstedes av selger (jf § 5-2-1), foreslås det at departementet også i særlige tilfeller ved enkeltvedtak kan tillate at det utstedes salgsdokument inklusive merverdiavgift før den avgiftspliktige varen eller tjenesten er levert.

Forslaget § 5-3 Særlig om dokumentasjon av kontantsalg

Forslaget § 5-3-2 Kassaapparat mv
Mens ordlyden i Bokføringsutvalgets forslag tilsa at det var kassaapparatet som skulle være synlig for kunden (med mindre det er vanskelig gjennomførbart), er det i departementets forslag endret til synlighet i forhold til det beløpet som registreres.  I begge forslagene skal kassaapparatet kunne skrive ut kassakvittering, mens kravet til når kvittering alltid skal utskrives av departementet er korrigert i tråd med det foranstående (det vil si til å gjelde for de tilfellene der beløpet som registreres ikke er lett synlig). 

Forslaget § 5-3-4 Systembeskrivelse
Det kreves å foreligge en lettfattelig systembeskrivelse av kassasystemets oppbygning og funksjoner.

Forslaget § 5-6 Dokumentasjon av lønn mv
Mens Bokføringsutvalgets forskriftsutkast sa at dokumentasjonen av lønn mv skulle utstedes senest ved utbetaling av de aktuelle ytelsene, har departementet endret til at dokumentasjonen skal utstedes senest på det tidspunkt det er anledning til å få de aktuelle ytelsene utbetalt (§ 5-6 sjette ledd).

I tillegg innfører departementets forslag et krav om at det skal foreligge dokumentasjon av lønnssystemet som beskriver kontrollsporet og hvordan systemgenererte poster kan etterprøves, herunder aktuelle koder og faste data (§ 5-6 siste ledd).

Forslaget kapittel 6 Dokumentasjon av balansen
Foruten å videreføre Bokføringsutvalgets dokumentasjonskrav vedrørende varelageret, har departementet også funnet grunn til å konkretisere krav til enkelte andre balanseposter - bestemmelsene lyder:

§ 6-2 Dokumentasjon av bankinnskudd, lånegjeld, kontanter og lignende

Dokumentasjon av bankinnskudd og lånegjeld skal inneholde oppgaver fra finansinstitusjoner over mellomværende. Kontantbeholdning skal telles ved årets slutt. Opptellingen skal dokumenteres, og det skal fremgå hvem som har foretatt opptellingen og på hvilket tidspunkt. Eventuelle differanser skal forklares.

§ 6-3 Dokumentasjon av aksjer, obligasjoner og andre markedsbaserte finansielle instrumenter Aksjer, obligasjoner mv skal dokumenteres med oppgaver fra et verdipapirregister over verdipapirbeholdning.

§ 6-4 Dokumentasjon av avsetninger, nedskrivninger mv. Dokumentasjon av poster som er verdsatt etter skjønn skal minst omfatte opplysninger om beregningsmetode og de forutsetninger som beregningen bygger på.

Forslaget § 7-3 Unntak fra oppbevaringsplikten
Det er presisert at eventuell fremleggelse av regnskapsmateriale for offentlig kontrollmyndighet, skal kunne skje uten opphold i hele oppbevaringstiden. 

Forslaget § 8-1 Bygge- og anleggsvirksomhet  

Forslaget § 8-4 Andre tjenesteytende næringer

Forslaget § 8-4-1 Dokumentasjon av medgått tid
Det er inntatt et nytt ledd som eksplisitt sier at eiere og ansatte i tjenesteytende næringer, og som kun utfører interne administrative oppgaver, ikke er omfattet av bestemmelsens øvrige krav om å dokumentere og spesifisere medgått tid.

Forslaget § 8-5 Serveringssteder

Forslaget § 8-5-1 Virkeområde
Virkeområdet for de særlige bestemmelsene om serveringssteder, er utvidet til å omfatte alle slike der det foregår servering av mat og/eller drikke (næringsvirksomhet er fortsatt et vilkår).  Tidligere har bestemmelsene bare vært gjeldende for serveringssteder som tilbyr alkoholholdige drikker (øl, vin eller brennevin).

Forslaget § 8-5-2 Spesifikasjon av omsetning, uttak, varekjøp og varebeholdning på varegrupper
Rusbrus/cider er innlemmet blant de varegruppene som skal kunne spesifiseres særskilt.

Forslaget § 8-5-3 Kassarapporter
Det er tilføyd at serveringsstedenes kassarapporter, jf § 5-3-3, skal skrives ut eller lagres i systemet ved dagens slutt. 

Videre var det i Bokføringsutvalgets forslag et tilleggskrav om at kassarapportene skulle vise omsetning pr ansatt fordelt på varegrupper.  Dette er ikke gjentatt i forskriftsutkastet fra departementet. 

Forslaget § 8-5-4 Dokumentasjon av inngangspenger og garderobeavgift
Departementet foreslår tillagt at det daglig skal utarbeides en rapport over omsetningen basert på antall solgte billetter.

Forslaget § 8-5-5 Dokumentasjon av priser
I den grad serveringsstedet bruker trykte menyer, presiseres det at det er disse som skal dokumentere prisene. 

Videre er det i samme bestemmelse gitt en håndsrekning til de serveringssteder som oftere enn hver uke endrer sin matmeny, ved at det foreslås unntak fra kravet om å dokumentere priser for denne delen av omsetningen.