Ordresedler vil likevel enkeltvis ikke være oppbevaringspliktige dersom de er av mindre betydning for virksomheten. Uttalelse GBS 2006:6 fra Bokføringsstandardstyret inneholder en drøftelse av denne grensegangen.
Bokføringsstandardstyret uttaler:
”Vurdering og konklusjon
Ordresedler er nærmere omtalt i forarbeidene, jf. NOU 2002: 20 punkt 11.3.6:
Ordresedler er dokumentasjon av avtaler om levering, og faller inn under krav til oppbevaring av avtaler som beskrevet ovenfor. Det er ikke behov for en egen bestemmelse for ordresedlene.
Ordresedler vil enkeltvis ikke være oppbevaringspliktige dersom de er av mindre betydning for virksomheten. Avtaler av mindre betydning vil være levering av virksomhetens ordinære varer og tjenester. Dette vil typisk gjelde avtaler/ordresedler i virksomheter som produserer eller videreformidler varer og tjenester i stort omfang og det er relativ kort tid mellom mottak av ordren og levering av varen eller tjenesten. Varehandel vil som hovedregel omfattes av dette unntaket. Dersom varen ikke finnes på lager og således må innkjøpes eller produseres, kan det ta tid fra mottak av ordren til levering finner sted. Dette medfører likevel ikke at avtalen/ordreseddelen blir oppbevaringspliktig.
Kjøper og selger må hver for seg konkret vurdere om avtalen er av mindre betydning. En avtale om salg eller utleie av kopimaskin, datamaskin, kontormøbler mv. er eksempler på avtaler som normalt er av mindre betydning for selger, men som kan anses å være av betydning for kjøper.
Avtaler/ordrer knyttet til større leveringer og som ofte leveres over lengre tidsrom, vil normalt ikke være av mindre betydning, og vil være oppbevaringspliktige for både selger og kjøper. Eksempler på slike avtaler vil være en avtale om levering av et skip og avtale om levering av rørleggerarbeid i et næringsbygg under oppførelse. En kontrakt om salg av bil vil normalt anses som oppbevaringspliktig avtale for både selger og kjøper. Slike avtaler inneholder viktige opplysninger om pris, årsmodell, tilleggsutstyr, leveringsbetingelser mv. som blant annet kan ha betydning for kontrollformål.”
Lenke:
Uttalelse om god bokføringsskikk GBS 2006:6 Oppbevaringsplikt for ordresedler mv.
***
Mer om bokføringsreglene: Se under menyvalget Fagstoff/Fagnyheter – alle/Bokføring.
