I uttalelse GBS 2006:4 slår Bokføringsstandardstyret fast at dette betyr at det fysisk må produseres spesifikasjoner i form av papirutskrifter eller rapportfiler for elektronisk lagring. Det er ikke tilstrekkelig å lagre de bokførte transaksjonene og disposisjonene i en database eller tilsvarende med tilhørende rapporteringsfunksjonalitet.
Dette er for øvrig også i tråd med den forståelse som NARF har gitt til kjenne tidligere.
For bokføringspliktige som kommer inn under bokføringsforskriften § 4-1 (under 300 bilag) gjelder ikke kravet om utarbeidelse av spesifikasjoner hver fjerde måned. Kortere merverdiavgiftsterminer enn hver annen måned, endrer ikke på hovedregelen om at fristen for utarbeidelse av lovbestemte spesifikasjoner er sammenfallende med fristen for levering av merverdiavgiftsoppgave hver annen måned. Merverdiavgiftsspesifikasjonen skal likevel utarbeides innen fristen for å levere merverdiavgiftsoppgaven. Når bokføringspliktige har flere pliktige regnskapsrapporteringer med ulike frister, som for eksempel ved regnskapsårets utløp, vil fristen for siste pliktige regnskapsrapportering styre tidspunktet for utarbeidelse av spesifikasjonene nevnt i bokføringsloven § 5 første ledd nr. 1 til 7.
Det sentrale spørsmålet er når spesifikasjonen er å anse som utarbeidet. Ved utskrift og lagring på papir er dette uproblematisk. Ved elektronisk lagring hentes spesifikasjonen til skjerm eller utskrift ved hjelp av PC eller terminal. Spørsmålet er da om krav til utarbeidelse betyr at dataene skal hentes fra en produsert rapportfil, eller om det kan skje en fysisk produksjon av rapporten basert på tilfredsstillende sikrede grunnlagsdata (transaksjoner og disposisjoner) og egnet rapporteringsverktøy. For bruker av spesifikasjonen vil forskjellen være uten betydning, spørsmålet er utelukkende knyttet til hvordan teknologien benyttes. Det må understrekes at kravet til tilfredsstillende sikring av oppbevaringspliktig materiale må være ivaretatt uansett teknisk løsning. Basert på forarbeidene er det klart at det er krav om fysisk produksjon av rapporter.
Bokføringsloven § 13 annet ledd krever for øvrig at bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i tre år og seks måneder etter regnskapsårets utgang. Hensikten med dette er å gjøre det mulig å søke gjennom transaksjoner etter angitte kriterier og lignende. Det angjeldende kravet gjelder bokførte opplysninger, ikke de lovbestemte spesifikasjonene. Kravet kan således alltid ivaretas ved at transaksjonene og disposisjonene er tilgjengelige i et elektronisk system, uavhengig av krav til utarbeidelse og oppbevaring av spesifikasjonene. En elektronisk lagret rapportfil i pdf-format eller lignende vil bare ivareta dette kravet dersom søkbarheten i de bokførte opplysningene er opprettholdt.
Spørsmålene som er reist i uttalelsen fra Bokføringsstandardstyret gjelder også tidspunktet for utarbeidelse av spesifikasjonene. Loven angir at det skal utarbeides nærmere angitte spesifikasjoner for hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Hva så for virksomheter som leverer merverdiavgiftsoppgave oftere enn hver annen måned? Bruk av kortere terminer enn hver annen måned, krever samtykke fra avgiftsmyndighetene og endrer ikke tidspunktet for utarbeidelse av andre lovbestemte spesifikasjoner enn spesifikasjon av merverdiavgift, jf. bokføringsforskriften § 3-1 første ledd nr. 8.
Hovedregelen er at bokføringspliktige må være à jour med de aktuelle posteringer knyttet til de enkelte spesifikasjonene innen fristene for pliktig regnskapsrapportering. Når bokføringspliktige har flere pliktige regnskapsrapporteringer med ulike frister, som for eksempel ved regnskapsårets utløp, vil fristen for siste pliktige regnskapsrapportering styre tidspunktet for utarbeidelse av spesifikasjonene nevnt i bokføringsloven § 5 første ledd nr. 1 til 7.
Lenke:
Uttalelse om god bokføringsskikk GBS 2006:4 Utarbeidelse av spesifikasjoner
***
Mer om bokføringsreglene: Se under menyvalget Fagstoff/Fagnyheter – alle/Bokføring.
