Oppgjøret skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt oppgjøret. Dersom automaten ikke har telleverk (beløp, tid, mv), eller omsetningen ikke kan avstemmes mot påfylling av varer, kan ikke automaten benyttes.
Det er ikke tvilsomt at salg fra automater er kontantsalg etter definisjonen i bokføringsforskriften § 5-3-1. Imidlertid synes regelverket å forutsette at det er en fysisk person (selger) som betjener kassaapparatet. Det er i forarbeidene ikke drøftet hvilke regler som bør gjelde ved automatsalg, eller ved salg fra selvbetjente salgssteder (kontantkasser).
Skattedirektoratet har i brev av 7. desember 2005 til en eier av solsentre uttalt bl.a. at det bør kunne legges til grunn at salg fra kontantautomater, som ikke har den nødvendige funksjonalitet til å skrive ut kvitteringer mv., må kunne aksepteres inntil slike automater er tilgjengelig fra leverandør. I slike tilfeller bør også kassaoppgjøret kunne foretas på det tidspunktet automaten tømmes. Det vises til at tilsvarende er lagt til grunn i reglene for inntekter fra gevinst- og underholdningsautomater i bokføringsforskriften § 5-3-5. Hensynet til daglig kontroll med kontantomsetningen vil her ikke være like fremtredende som ved ordinær kontantvirksomhet, siden kontantene ikke vil være i omløp i perioden mellom tømmingene. Når det gjelder dokumentasjon for kontantomsetningen mener Skattedirektoratet at opptalt kontantbeholdning må avstemmes mot tilgjengelige opplysninger fra automaten. Dette kan være registrert beløp iht. telleverk eller registrert bruk (tid) av gjenstanden det betales for. Dersom automaten ikke registrerer slike opplysninger, kan det ved varesalg være et alternativ å etablere et system hvor opptalte kontanter sammenholdes med verdien av varer som påfylles. Dokumentasjonen for kassaoppgjøret må vise avstemmingen og underbygges med eventuelle opplysninger fra automatens telleverk e.l. Oppgjøret skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt oppgjøret, jf. bokføringsforskriften § 5-3-3 annet ledd.
Bokføringsstandardstyret er enig i Skattedirektoratets vurderinger, og legger til grunn at salg fra kontantautomater inntil videre kan dokumenteres ved at kontantbeholdningen telles og avstemmes mot automatens telleverk. Oppgjøret skal dateres og det skal fremgå hvem som har foretatt oppgjøret, jf. bokføringsforskriften § 5-3-3 annet ledd. Dersom automaten ikke har telleverk (beløp, tid, mv), eller omsetningen ikke kan avstemmes mot påfylling av varer, kan ikke automaten benyttes. Ved utskifting av automater må det velges løsninger som tilfredsstiller bokføringsforskriftens krav, så langt slike løsninger tilbys.
Når bokføringspliktige foretar kjøp fra automater som ikke produserer kvitteringer, vil ikke kostnaden være dokumentert i samsvar med bokføringsforskriften § 5-5. Det vil heller ikke være mulig for kjøper å reparere mangelen ved å sannsynliggjøre at kjøpet er en reell utgift, jf. forskriften § 5-5 siste ledd siste setning. Dersom denne utgiften skal bokføres, må det derfor utarbeides en dokumentasjon etter bokføringsforskriften § 5-12. Dersom utgiften refunderes en ansatt i forbindelse med en reise, må utgiften dokumenteres etter forskriften § 5-9.
(Kilde: Norsk RegnskapsStiftelse.)
Lenke:
Uttalelse om god bokføringsskikk GBS 2006: 3 dokumentasjon av kontantsalg ved bruk av automater
