Av Hanne Opsahl, fagsjef regnskap, NARF

1. januar 2006 er det ugjenkallelig slutt; fra og med da må alle bokføringspliktige følge det nye regelsettet. 

Bokføringspliktige er alle som er årsregnskapspliktige etter regnskapsloven, samt enhver annen som har plikt til å levere næringsoppgave etter ligningsloven og/eller er merverdiavgiftspliktig. 

Den nye bokføringsloven erstatter reglene i regnskapsloven av 1977 og 1998. Videre er de fleste av regnskapsbestemmelsene som til nå har fremgått av skatte- og avgiftslovgivningen, heretter samlet i en felles forskrift kalt bokføringsforskriften.

Bokføringsreglene er hovedsakelig begrunnet i kontrollbehov.  Det vil si at de er utformet for å dokumentere og understøtte størrelsene som oppgis i årsregnskapet og annen pliktig regnskapsrapportering som blant annet næringsoppgaven, merverdiavgiftsoppgavene og oppgave over skattetrekk/arbeidsgiveravgift.

Nye begreper
En vesentlig forandring i de nye reglene, er at de tar konsekvensen av at regnskaper stort sett ikke lenger føres i papirbøker, men i elektroniske systemer. Tilpasningen til vår nye datahverdag gjør at flere innarbeidede begreper forsvinner med den nye loven. Nye begreper tar over, for eksempel er.

"Dagbok" erstattet med "Bokføringsspesifikasjon"
"Hovedbok" erstattet med "Kontospesifikasjon"
"Reskontro" erstattet med "Kunde- og leverandørspesifikasjon"

Bokføringsloven innehar også andre spesifikasjonskrav:

• spesifikasjon av uttak til eiere, deltakere og egen virksomhet,
• spesifikasjon av salg til eiere og deltakere (gjelder i foretak med færre enn 10 eiere/deltakere),
• spesifikasjon av salg og andre ytelser til ledende ansatte,
• spesifikasjon av merverdiavgift, og
• spesifikasjon av lønnsoppgavepliktige ytelser.

Til tross for begrepsendringer er innholdet i dem stort sett det samme som før.  Verdt å merke seg er likevel at kunde- og leverandørspesifikasjonen også skal omfatte kontante salg og kjøp når varen eller tjenesten er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller vederlaget utgjør mer enn kr 40.000 inklusive merverdiavgift. Bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant, kan imidlertid spesifisere slike salg ved fremleggelse av kopier av salgsdokumentasjonen ordnet pr. kunde. Hva gjelder leverandørspesifikasjonen skal den videre inneholde leverandørens organisasjonsnummer. Annet nytt er at merverdiavgiftspesifikasjonen skal vise grunnlag og avgift også for inngående merverdiavgift pr. periode etter konto, samt at utgående avgift skal kunne spesifiseres pr. transaksjon.

Spesifikasjonskravene er alle nærmere konkretisert i bokføringsforskriften.

Også elektronisk
Spesifikasjonene kreves utarbeidet for hver periode med pliktig regnskapsrapportering, og uansett ikke sjeldnere enn hver fjerde måned. Bokføringspliktige som har færre enn 300 bilag i året, er unntatt fra det 4-månedlige minstekravet (konsekvens av ajourføringsunntak).

Merverdiavgiftsoppgaven er en pliktig regnskapsrapportering.  For svært mange av de bokføringspliktige innebærer det således at spesifikasjonene må utarbeides hver 2. måned, i sammenheng med de vanlige momsterminene.

Loven sier også at spesifikasjonene skal utarbeides, hvilket betyr å enten bli skrevet ut på papir eller lagret som en egen elektronisk fil i for eksempel pdf-format. Det holder med andre ord ikke å kunne hevde at det til enhver tid er mulig å produsere spesifikasjonene fra regnskapssystemet.

Timelister og kassaapparat
Den nye bokføringsloven innfører et skille mellom såkalt primærdokumentasjon og sekundærdokumentasjon. Primærdokumentasjonen er kjente ting som blant annet årsregnskap og annen pliktig regnskapsrapportering, spesifikasjoner som nevnt ovenfor, fakturaer, kvitteringer, reiseregninger o.lign. Slik dokumentasjon skal oppbevares i 10 år.  Sekundærdokumentasjon har derimot en forkortet oppbevaringstid på 3 ½ år, og omfatter avtaler som gjelder virksomheten, korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til en bokført opplysning, utgående pakksedler hvis de foreligger på papir på leveringstidspunktet og lovpålagte prisoversikter.

For visse bransjer og næringer har for øvrig lovgiver ansett det som nødvendig å også kreve andre former for sekundærdokumentasjon. Dette gjelder blant annet bokføringspliktige som utfører tjenester etter timebestilling (leger, tannleger, frisører m.fl.) som heretter må dokumentere timebestillingene. Et annet eksempel er der vederlaget for tjenestene er basert på tidsforbruk, hvor det nå stilles krav om dokumentasjon og spesifikasjon av timene som er utført (spesifisert pr. dag fordelt på intern tid og på de enkelte kunder/oppdrag). Oppbevaringstiden for slik tilleggsdokumentasjon varierer, avhengig av hvilken dokumentasjonstype det er snakk om (konkret angitt i bokføringsforskriften). 

Uten hensyn til bransje er det for øvrig også innført et generelt krav om timedokumentasjon for ansatte som helt eller delvis godtgjøres basert på antall arbeidede timer. Her skal følgende opplysninger være spesifisert pr. motpart: dato for utført arbeid, antall timer den aktuelle dato, og sum timer for den aktuelle perioden.

I den nye bokføringsloven er elektronisk oppbevaring likestilt med oppbevaring på papir, bare regnskapsmaterialet er tilgjengelig i lesbar form og kan skrives ut på papir i hele oppbevaringsperioden.  På den annen side er det kommet et tilleggskrav som sier at bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i 3 ½ år.  Unntatt fra dette er likevel bokføringspliktige som har mindre enn 5 millioner kroner i omsetning eksklusive merverdiavgift.  Videre skal elektronisk regnskapsmateriale foreligge i sikkerhetskopi, som skal oppbevares adskilt fra originalen.

De nye bokføringsreglene skjerper også kravene til dokumentasjon av kontantsalg. Dette skjer blant annet gjennom utvidet plikt til å ha kassaapparat (nesten ubegrenset) og strengere krav til å angi partene på salgs- og kjøpsdokumentasjonen.

Generelt er det dessuten innført krav om at salgsdokumentasjonen skal være forhåndsnummerert på trykte blanketter eller - i følge bokføringsforskriften - "ved maskinelt tildelte nummer med en kontrollerbar sekvens, eller være merket på annen måte slik at fullstendig registrering av utfakturerte salg kan etterprøves på en enkel måte".

Hyppigere fakturering
Etter hovedregelen skal salgsdokumentasjonen utstedes av selger.  Unntak gjelder der en bokføringspliktig kjøper varer eller tjenester fra ikke-bokføringspliktig selger, for eksempel en privatperson. I slike tilfeller kan kjøper utstede dokumentasjonen på vegne av selgeren.  Det er også unntak i et par andre tilfeller, men disse er helt spesielle og angitt konkret.

Bokføringsforskriften angir også konkrete krav til faktureringshyppighet, der utgangspunktet er at utstedelse skal skje snarest mulig og senest en måned etter levering.  Bokføringspliktige som leverer årsoppgave eller årsterminoppgave for mva, kan likevel ikke utstede salgsdokumentasjonen senere enn det kalenderår levering finner sted.  For enkelte tilfeller er det gitt særregler:

Leveranser som faktureres månedlig, kan faktureres innen femten virkedager i måneden etter leveringsmåneden.

• Tjenester som leveres løpende skal faktureres senest en måned etter utløpet av den ordinære merverdiavgiftsterminen (med mindre leveransen er ubetydelig; da kan utstedelsen utsettes ytterligere).
• For tjenester som leveres basert på måling av faktisk forbruk (strøm, telefoni o.lign.), kan det utstedes salgsdokumentasjon for lengre perioder, dog begrenset til en periode på ett år. Så vidt mulig skal utstedelsen skje innenfor det kalenderår levering finner sted.
• For tjenester som leveres etter anbud eller tilsvarende forhåndsavtalt pris, kan salgsdokumentasjon utstedes i henhold til avtale mellom partene, med mindre avtalt fakturering avviker vesentlig fra reell fremdrift.

Videre kan salgsdokumentasjon for persontransport, servering, abonnementer, leier, avgifter o.lign. utstedes før levering har funnet sted (forskuddsfakturering), begrenset til en periode på ett år, men - så vidt det er mulig - slik at utstedelsen skjer innenfor det kalenderår levering finner sted.  For andre typer leveranser kan det derimot ikke utstedes salgsdokumentasjon inklusive merverdiavgift før den avgiftspliktige varen eller tjenesten er levert.

Reglene presiserer i tillegg et kreditnotakrav, som følger: "Når det utstedes nytt salgsdokument til erstatning for allerede avsendt salgsdokument, skal det også utstedes en kreditnota som reverserer det opprinnelige." 

Forholdet regnskapsfører og kunde
For bokføringspliktige som har ekstern regnskapsfører, vil flesteparten av pliktene bli ivaretatt av denne.  Derimot vil kunden alltid ha en oppgave i forhold til dokumentasjonen av de opplysninger som skal bokføres, gjennom å tilrettelegge for/påse at den oppfyller lovens bokstav - som for eksempel i forbindelse med kravet om partsangivelse på salgs- og kjøpsdokumentasjonen.  Foruten å være et innholdskrav i seg selv, er slik påføring også nødvendig for at regnskapsfører skal kunne bokføre og spesifisere opplysningene rett (jf. kunde- og leverandørspesifikasjonene). 

***

Les mer om reglene: Se menyvalget Fagstoff/Fagnyheter - alle/Bokføring.