I så fall må det valgte regelsettet benyttes fullt ut, men likevel slik at man kan ta i bruk den nye bokføringslovens bestemmelser om oppbevaring uavhengig av hvilket av regelsettene som velges anvendt i overgangsåret. I en tolkningsuttalelse fra Finansdepartementet er det nå avklart at reglene om oppbevaring av regnskapsmateriale etter ny bokføringslov også gjelder for regnskapsmateriale før 2005.
Uttalelsen er gitt med bakgrunn i henvendelse fra DnR 7. juni 2005 om forståelsen av overgangsregelen, hvoretter departementet altså bekrefter at den er gitt som en generell bestemmelse som ikke er begrenset til oppbevaringspliktig regnskapsmateriale for 2005. Departementet skriver følgende i sitt brev av 7. juli 2005:
"(...) I brevet reises spørsmål om tolkning av overgangsregelen til bokføringsloven, jf. forskrift 1. desember 2004 nr. 1531 om ikrafttredelse og overgangsregler til bokføringsloven § 2 annet punktum, som lyder: "Bokføringspliktige kan likevel velge å følge regler om oppbevaring i bokføringsloven § 13 med tilhørende forskrifter."
Departementet viser til at den siterte bestemmelse er utformet som et unntak fra nevnte forskrift § 2 første ledd, jf. annet ledd første punktum. Bestemmelsen innebærer at bokføringspliktige kan følge oppbevaringsreglene i bokføringsloven § 13 med tilhørende forskrifter, selv om de velger å følge eldre regnskapsregler. Bestemmelsen er generell, og er ikke begrenset til oppbevaringspliktig regnskapsmateriale for 2005."
Forståelsen innebærer blant annet at oppbevaringspliktig regnskapsmateriale - også fra før 2005 - kan overføres til elektronisk oppbevaringsmedium, uten samtidig å måtte beholde papirutgaven. For regnskapsmateriale som oppbevares elektronisk, må det imidlertid foreligge sikkerhetskopi.
Videre kommer også reglene om den reduserte oppbevaringstiden for sekundærdokumentasjon til anvendelse, som etter bokføringsloven bare behøver oppbevares i tre år og seks måneder etter regnskapsårets slutt (mot 10 år for primærdokumentasjonen).
For mer om bokføringslovens oppbevaringsregler; se loven § 13 og utfyllende bestemmelser i bokføringsforskriften kapittel 7. Merk for øvrig også enkelte særlige bransjebestemmelser i bokføringsforskriften kapittel 8.
