Det er imidlertid skuffende å se at "trofastheten" ikke gjelder utvalgets anmodning om å utrede mulighetene for kortere oppbevaringstid på regnskapsmateriale. I stedet er spørsmålet avvist totalt. - Dette står i skarp kontrast til Regjeringens uttalte målsetning om forenklinger, sier Sandra Riise, adm.dir. i NARF.
Oppbevaringstiden for regnskapsmateriale har nær sammenheng med blant annet endringsadgangen i skatte- og avgiftslovgivningen. Siden disse reglene i dag opererer med en 10-årsfrist, så heller ikke bokføringsutvalget noen annen mulighet enn å foreslå en videreføring av dagens oppbevaringstid på 10 år for primærdokumentasjon. Selv om de mente seg lovmessig forhindret fra det, betyr det imidlertid ikke at det var gjengs oppfatning om at 10-års oppbevaringstid var å anbefale. På vegne av NARF, var for eksempel Steinar Maribo blant de utvalgsmedlemmene som mente at perioden med fordel kunne reduseres med inntil 5 år.
- En oppbevaringstid på hele ti år innebærer store kostnader for den bokføringspliktige. Dette gjelder enten han oppbevarer dokumentasjonen på papir eller i elektronisk form, sier Maribo, som tilføyer at den samfunnsmessige nytten ved å etterkontrollere for 6-10 år tilbake neppe står i forhold til de betydelige kostnadene som påløper ved så lang oppbevaringstid.
Selv om skatteetatens representanter nødvendigvis ikke var like overbevist, klarte tydeligvis utvalget likevel å samle seg om at problemstillingen burde vurderes nærmere. Dette ble også gitt som en klar anmodning i utredningen (NOU 2002: 20 side 103):
"(¿) Problemstillingen er uansett av en slik karakter at den bør vurderes og utredes nærmere. Det sentrale i denne vurderingen vil være den totale samfunnsmessige nytte av en fortsatt lang oppbevaringstid. De bokføringspliktiges oppbevaringskostnader vil måtte vurderes mot omfanget av etterligninger, endringer og straffeforfølgninger i den siste halvdel av oppbevaringstiden (år 6 - 10). Denne kost-nytteanalysen vil være sentral. Den preventive effekten som lang oppbevaringstid innebærer, bør inngå i vurderingen. Hvilke bestemmelser øvrige nordiske land har valgt, vil også være et element. Utredningen bør iverksettes så raskt som mulig."
Til tross for den sterke anbefalingen, har altså departementet valgt å ikke etterkomme ønsket. Tvert i mot opprettholdes 10-årsfristen uten engang å utrede kost/nytten ved det.
Sandra Riise, adm.dir. i NARF, synes dette er beklagelig. - Det er åpenbart at oppbevaringspliktene påfører næringslivet betydelige kostnader, sier hun, og nevner omkostninger i forbindelse med fysisk lagerhold og ajourhold av (tidligere) datasystemer som eksempler.
- Vi er selvsagt enig i at kontrollhensynet er viktig, men det bør også vurderes i forhold til hva som er fornuftig ressursbruk. I denne sammenheng er det langt fra sikkert at den samfunnsøkonomiske "gevinsten" ved etterkontroll så langt tilbake som 5-10 år vil svare seg i forhold til de utgiftene som påløper for å etterleve kravet, fortsetter Riise, som også stiller spørsmålstegn ved om det å foreta slike "gamle" kontroller er riktig prioritering fra skattemyndighetenes side. - Om ikke svaret er gitt i dag, er det uansett grunn til å utrede spørsmålet, fremholder Riise, som håper at oppbevaringstiden i snarlig fremtid blir redusert til 5-7 år.
Det var for øvrig Stortinget som i sin tid tok fornuften fangen og sendte 1998-regnskapslovens registrerings- og dokumentasjonsregler tilbake til Finansdepartementet med beskjed om å lage enklere regler. - Nå setter vi vår lit til at Stortinget også følger opp i forhold til oppbevaringstiden, avslutter Riise.
Som nevnt innledningsvis har departementet ellers i sin innstilling fulgt opp flesteparten av de forslagene som bokføringsutvalget kom med, og som NARF i det vesentligste er tilfreds med. Det skal imidlertid etter hvert gis mange utfyllende og viktige bestemmelser i forskrift, hvis utforming vil være avgjørende for totalbildet. I den sammenheng er det viktig at Stortinget kommer opp med en forskriftshjemmel som ikke gir forvaltningen for vide rammer.
