Skjerpede dokumentasjonskrav ved kontantsalg

Utvidet kasseplikt
Kun med noen få unntak krever den nye bokføringsloven at alle med kontantsalg må registrere dette på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system, og også slik at apparatene må oppfylle enkelte bestemte funksjonalitetskrav mv for å kunne utarbeide tilfredsstillende dokumentasjon (jf bokføringsforskriften § 5-3).  Alt i alt betyr dette at de som ikke har kassaapparat eller lignende fra før må anskaffe seg det, mens andre som allerede har slike system eventuelt må gå til oppgradering hvis de ikke imøtekommer lovens krav.  

Unntatt fra kassaapparat-kravet er bare de bokføringspliktige som driver ambulerende eller sporadisk kontantsalg, og som ikke overstiger 3 ganger folketrygdens grunnbeløp (for tiden 176.334 kroner) i løpet av et regnskapsår for så vidt gjelder denne virksomheten (jf bokføringsforskriften § 5-4).  Disse kan i stedet dokumentere kontantsalget fortløpende i innbundet bok, der sidene er forhåndsnummerert, eller ved gjenpart av daterte forhåndsnummererte salgsbilag.

Krav om motpartspesifikasjon ved kontantsalg ("reskontroføring")
Kassaapparat-kravet er ikke vanskelig å oppfylle i seg selv, det er snarere mer et investeringsspørsmål.  Derimot foranlediger den nye bokføringsloven andre praktiske utfordringer ved håndteringen av transaksjoner som er gjort opp kontant.  Dette skyldes i første rekke kravet om at også kontante salg og kjøp skal spesifiseres på motpart, det vil si i den utstrekning innkjøpene er beregnet for videresalg eller direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, eller der vederlaget utgjør mer enn 40.000 kroner inklusive merverdiavgift (jf bokføringsforskriften § 3-1 annet ledd). 

Dette vil som hovedregel måtte skje i regnskapssystemet, ved at den henholdsvise transaksjonen bokføres på egen konto eller kode som er entydig for den enkelte kunden/leverandøren, og slik at det kan produseres spesifikasjoner som viser alle transaksjonene med kunden/leverandøren pr periode, der kunden/leverandørens kode og navn (for leverandører også dennes organisasjonsnummer), alle poster i ordnet rekkefølge med dokumentasjonsdato og dokumentasjonshenvisning samt inn- og utgående saldo fremgår.

Unntatt fra hovedregelen er imidlertid bokføringspliktige som i hovedsak selger kontant.  Disse kan i stedet spesifisere slike salg ved fremleggelse av salgsdokumentasjonen ordnet per kunde. 

Partsangivelse på salgs- og kjøpsdokumentasjonen - også ved kontantsalg fra detaljist
For de tilfellene der det er påkrevd å motpartsspesifisere kontantsalget, skal også salgs- og kjøpsdokumentasjonen inneholde kjøpers navn samt adresse eller organisasjonsnummer.  Selger skal på sin side alltid fremgå, herunder med sitt organisasjonsnummer og eventuelt bokstavene MVA hvis han er registrert i merverdiavgiftsmantallet (jf bokføringsforskriften § 5-1-1 nr 2 og § 5-1-2, samt § 5-5).  Det er for øvrig selger som skal påføre disse opplysningene på dokumentasjonen, både på den som han skal beholde selv og den som utstedes til kjøper.

I praksis betyr dette at kjøper må opplyse om, samtidig som selgeren  hos detaljisten (les: butikkbetjenten) må søke å bringe på det rene, i hvilken egenskap kjøpet er foretatt - det vil si om innkjøpet er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse.  Hvis ja skal altså selger kunne spesifisere salget på kjøpers navn, samtidig som det også må fremgå av både selgers og kjøpers dokumentasjon.  Det samme gjelder dessuten alltid om det kontante oppgjøret overstiger 40.000 kroner inklusive merverdiavgift, og dermed uavhengig av om kjøper er bokføringspliktig eller vanlig forbruker.

Forholdet kan eksemplifiseres ved en drosjeeier.  Hvis denne kjøper bensin til drosjebilen sin, skal selger (bensinstasjonen) kunne spesifisere salget på kjøper, og dokumentasjonen skal påføres drosjeeierens (firmaets) navn samt adresse eller organisasjonsnummer.  Dette fordi bensinen i dette tilfellet inngår som en direkte innsatsfaktor i drosjefirmaets tjenesteleveranse.  Hvis drosjeeieren derimot kjøper den samme bensinen til sin privatbil, er det ingen slike krav. 

Hvis eksempelvis kjøpet i stedet hadde vært av en hel bil og betalingen skjer kontant, inntrer pliktene uansett om bilen er kjøpt til privat- eller næringsbruk så lenge vederlaget overstiger 40.000 kroner inklusive merverdiavgift. 

Særlige krav til kjøpsdokumentasjonen
(Jf bokføringsforskriften § 5-5:) Uavhengig av de tilfellene som er nevnt ovenfor, må en bokføringspliktig kjøper sørge for at den kvitteringen han mottar som kjøpsdokumentasjon, påføres eget firmanavn og adresse/organisasjonsnummer dersom det kontante vederlaget overstiger 1.000 kroner inklusive merverdiavgift.  Påføringen må foretas av den selgende part, hvoretter vedkommende også må signere og stemple kvitteringen.  Selger er for øvrig alltid pliktig til å etterkomme en slik anmodning fra kjøper om å få påført sitt navn.

Dersom kontantvederlaget derimot er mindre enn 1.000 kroner, og innkjøpet heller ikke er beregnet for videresalg eller som direkte innsatsfaktor i produksjon eller tjenesteleveranse, er det ingen krav om at kjøpsdokumentasjonen må angi kjøper.  I slike tilfeller skal imidlertid den som har foretatt kjøpet selv påføre formålet eller bruksområdet for varene og tjenestene, samt datere og signere. 

Verdt å være oppmerksom på er imidlertid at 1.000-kronersgrensen likevel ikke gjelder der kjøpet er foretatt av og lagt ut av en ansatt i den bokføringspliktige virksomheten.  I slike tilfeller skal den ansatte i stedet utarbeide og signere en datert oppstilling som viser hvilke kjøp som er foretatt og formålet eller bruksområdet for varene og/eller tjenestene.  

Forvirret?
Som en forstår er det mye å holde orden på for å oppfylle dokumentasjonskravene mv ved kontantsalg.  I den forbindelse har NARF underveis i lovarbeidet stilt spørsmålstegn ved om de kostnadene som næringslivet påføres i etterlevelsen av dem, virkelig oppveier den kontrollverdien som kontrollmyndighetene hevder at reglene vil gi.  Ikke desto mindre er det bare å erkjenne at reglene er kommet for å bli, og at hver og en må følge dem opp lojalt.  For å oppnå det, er det derfor viktig at næringslivet - både som selgere og kjøpere - så snart som mulig blir kjent med og tilegner seg de kunnskapene som er nødvendige for å oppfylle kravene.  Og dette gjelder helt ut til "front-leddene", siden mye av etterlevelsen nettopp avhenger av håndteringen hos den enkelte butikkbetjenten/ekspeditøren mv.  

---

Tabell: Om krav til angivelse av kjøper på salgs- og kjøpsdokumentasjon ved kontantsalg - skjematisk oppsummering (sml NOU 2002: 20 side 88):

1   Angis ved kjøpers navn samt adresse eller organisasjonsnummer.

2   Jf kundespesifikasjonskravet ved kontantsalg; koordinert.

3   Angivelsen må påføres av selger, og vedkommende skal signere og stemple dokumentasjonen.

4   Formålet/bruksområdet påføres av kjøper selv, samt dateres og signeres.

Annet: Selger plikter i alle tilfelle å angi kjøper på dennes dokumentasjon dersom kjøper anmoder om det. I slike tilfeller skal selger også signere og stemple dokumentasjonen.