Autoriserte regnskapsførere har vært omfattet av hvitvaskingsregelverket siden 1. januar 2004. Ny hvitvaskingslov og ny hvitvaskingsforskrift trådte i kraft 15. april 2009, og utvidet pliktene for alle rapporteringspliktige etter loven – deriblant eksterne regnskapsførere. Pliktene i den nye hvitvaskingsloven kan i hovedsak deles i:
- Plikt til å foreta risikobasert kundekontroll (”kjenn din kunde”-prinsippet, ut fra faren for hvitvasking eller terrorfinansiering)
- Løpende oppfølging av kundeforhold
- Undersøkelsesplikt ved mistenkelige transaksjoner
- Rapporteringsplikt dersom undersøkelsen ikke avkrefter mistanken
For å sikre oppfyllelse av pliktene følger det av loven § 23 at den rapporteringspliktige skal etablere forsvarlige interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner og iverksette tiltak som sikrer at ansatte og andre medarbeidere oppfyller lovens krav. Rutinene skal være skriftlige og fastsatt på øverste nivå hos den rapporteringspliktige (styret hvis det finnes). Samtidig skal det utpekes en person i ledelsen med særskilt ansvar å følge opp rutinene (hvitvaskingsansvarlig). Bestemmelsen lyder:
Ӥ 23 Kontroll- og kommunikasjonsrutiner
Rapporteringspliktige skal ha forsvarlige interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner som sikrer oppfyllelse av plikter etter denne lov.Rutinene skal være skriftlige og fastsatt på øverste nivå hos den rapporteringspliktige. Det skal utpekes en person i ledelsen som skal ha et særskilt ansvar for å følge opp rutinene.
Rapporteringspliktige skal treffe nødvendige tiltak som sikrer at ansatte og andre personer som utfører oppgaver på vegne av den rapporteringspliktige
1. er kjent med de plikter som påligger den rapporteringspliktige etter denne lov,
2. lærer å kjenne igjen transaksjoner som nevnt i § 17, og
3. er kjent med den rapporteringspliktiges interne rutiner for håndtering av slike transaksjoner.”
Kredittilsynets rundskriv 8/2009 punkt 10.6 inneholder følgende utfyllende kommentarer:
”Revisorer og regnskapsførere som driver alene eller med få medarbeidere må også ha interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner etter hvitvaskingsloven. Rutinene kan imidlertid tilpasses det faktiske behovet for slike rutiner i en liten og oversiktlig virksomhet. Det må blant annet tas hensyn til behovet for rutiner som følger med bruk av medarbeidere.”
For å bistå regnskapsbyråene har NARF i den forbindelse utarbeidet et forslag til slike interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner, og som regnskapsførere kan anvende som sine egne. Forslaget bygger på:
Kredittilsynet har opplyst at også tidligere rundskriv 13/2006 fra Kredittilsynet har betydning for regnskapsførere så langt dette ikke er i motstrid med ny hvitvaskingslov og hvitvaskingsforskrift.
Forslaget til interne kontroll- og kommunikasjonsrutiner, med nødvendige endringer som følge av den nye hvitvaskingsloven, er tilgjengelig i KS Komplett. I tillegg til selve rutinen, finnes der også veiledninger om forhold rundt pliktene ("regelverksforklaringer") og som alle ansatte bør være kjent med. Det medfølger dessuten maler for registreringsskjema i forbindelse med identitetskontrollen.
Overgangsregler
De nye hvitvaskingsreglene gjelder med virkning fra 15. april 2009.
Regnskapsførerforetak som før dette har implementert hvitvaskingsrutinen i medhold av tidligere lov, må nå erstatte denne med ny rutine. Det betyr å fremlegge dokumentet ”Kontroll- og kommunikasjonsrutiner” for ny styrebehandling (eller for annet organ som tilsvarer dette nivået). Det betyr også å avholde et nytt informasjonsmøte med ansatte og andre medarbeidere. Datoene for styrebehandling og informasjonsmøte skal settes inn i dokumentet ”Kontroll- og kommunikasjonsrutiner”.
Det er ikke plikt til å foreta ny risikobasert kundekontroll med ID-kontroll etter de nye reglene for ”gamle” oppdrag, dvs fra tiden før 15. april 2009. Imidlertid krever den nye loven at det etter 15. april 2009 skal foretas en risikobasert løpende oppfølging av alle oppdrag – også ”gamle” oppdrag. Dette er bl.a. aktuelt i følgende tilfeller:
- Det foreligger mistanke om at en transaksjon har tilknytning til utbytte av straffbar handling eller terrorfinansiering, eller
- Det foreligger tvil om hvorvidt tidligere innhentede opplysninger om kunden er korrekte eller tilstrekkelige, eller
- Det foreligger transaksjoner som ikke er i samsvar med Regnskapsførerforetakets kjennskap til kunden og kundens virksomhet, eller
- Det har skjedd endringer i kundeforholdets art eller omfang.
Relaterte artikler (bl.a.):
