Av Knut Høylie, NARF
Regnskapsbyråer er pålagt å til enhver tid vurdere vesentlige risikoer. Dette følger både av God regnskapsføringsskikk og Forskrift om risikostyring og internkontroll. Vi står nå overfor en situasjon hvor det er fare for at betydelige deler av byråets medarbeidere blir fraværende fra arbeid som følge av egen eller barns sykdom. Dette er en vesentlig risiko som regnskapsbyråene må forberede.
Vi anbefaler at alle byråer i løpet av sensommeren tenker gjennom hvorvidt faren for omfattende sykefravær bør møtes med planlagte tiltak.
Hvilke kritiske oppgaver har byrået?
Dersom omfanget på sykdommen medfører at større deler av staben blir syke, kan det bli umulig å oppfylle alle de oppgaver byrået har påtatt seg å utføre. I så fall må oppgavene prioriteres.
I normaltilfellene vil etter vår vurdering følgende oppgaver være å regne som de mest kritiske oppgavene et byrå kan ha:
- Utbetale lønn til kundenes ansatte
- Fakturere for kundene
- Remittere/betale for kundene
- Følge opp manglende betalinger for kundene
Dette er oppgaver som direkte berører økonomien til kundene. Man kan også vurdere å prioritere innenfor disse områdene, slik at eksempelvis reiseregninger med lave beløp utsettes til senere lønnsperioder.
For kunder som er avhengige av økonomisk rapportering vil bokføringen være en kritisk oppgave. Dette gjelder f eks der hvor regnskapet brukes aktivt i styringen. Dette vil særlig omfatte foretak som sliter økonomisk. Videre vil kunder som søker finansiering kunne være avhengig av å levert et oppdatert regnskap.
Når det gjelder rapportering til offentlige myndigheter, kan det bli kostbart å utsette dette. Dersom sykdommen rammer svært mange, vil vi gå i dialog med offentlige myndigheter om hvordan vi forholder oss til situasjonen.
Det ovennevnte er selvsagt ikke utfyllende. Et nøkkelspørsmål for hver av kundene er om kunden kan komme i en kritisk situasjon dersom en avtalt oppgave ikke utføres som planlagt. Jo større sannsynlighet for at konsekvensen kan bli alvorlig, desto høyere prioritet har oppgaven.
Dialog med kundene
Det er å anbefale at regnskapsbyrået har dialog med sine kunder om de prioriteringer som vurderes iverksatt. I utgangspunktet vil byrået kunne legge opp til prioriteringer som gjelder generelt for kundene, men man må være forberedt på å måtte foreta individuelle prioriteringer og tilpasninger.
Kundene står selvsagt selv overfor utfordringer knyttet til pandemien. Det kan være fornuftig å samarbeide om tiltak som sørger for at kritiske oppgaver blir utført. Et eksempel på dette er der regnskapsbyrået normalt sett utfører betalinger for kunden. Et tiltak i et slikt tilfelle kan være at kunden selv ivaretar betalinger i perioden hvor byrået eventuelt er rammet av stort sykdomsfravær. Motsatt kan regnskapsbyrået være back up for kunder som vanligvis ivaretar betalinger selv. Slike løsninger må eventuelt forberedes, slik at partene har nødvendige tilganger, kunnskap mv.
Interne tiltak
For å forhindre at sentrale oppgaver ikke blir utført er det viktig å etablere back up-planer. Hvem som omfattes, prioritering av oppgaver og forholdet til brukerrettigheter er eksempler på hva slike planer må omfatte. Tilgang til oppdatert fremdriftslogg er i denne sammenheng noe som kan være svært nyttig.
I den grad det er mulig bør det vurderes om det skal tilrettelegges for arbeid hjemmefra. Dette gjelder kanskje spesielt ved mistanke om smittefare og der hvor frisk medarbeider må passe syke familiemedlemmer.
Byråer med svært få medarbeidere bør vurdere om det skal søke back up-løsninger med andre byråer.
Det er viktig å legge planer for hva som skal gjøres, og hvordan disse skal følges opp. Ikke minst er det viktig å få ut informasjon til alle involverte om hva planene er og hva som gjelder.
Videre arbeid i NARF
NARF har under utvikling standardrutiner og skjemaverk knyttet til oppfyllelse av risikostyringsforskriften. Dette blir tilgjengelig i KS Komplett over sommeren. Dette opplegget er likevel generelt, og ikke tilpasset svineinfluensaen som sådan. Vi kommer til å følge utviklingen utover høsten, og tar veldig gjerne mot innspill. Bruk gjerne våre diskusjonssider til dette.
