Av Roy Kristensen, prosjektleder Kvalitetsprosjektet

Den positive utviklingstrenden viser at kvalitetsarbeidet nytter og at NARF-medlemmene tar utfordringen på alvor. Samtidig fremkommer det at det fortsatt er arbeid å gjøre og at det eksisterer en mindre andel av medlemsmassen som har behov for å gjennomføre mer omfattende tiltak for å løfte kvaliteten.

Vi tar først et blikk på den offisielle kontrollstatistikken. Følgende resultater fremkommer for høstens kontroller sett under ett og er inntatt i årsrapporten til Kredittilsynet for 2008 (fordelt på ordinære kontroller og oppfølgingskontroller (sistnevnte er medlemmer som ble kontrollert på nytt fordi de ikke oppnådde resultatet godkjent i 2007):

	Ordinære kontroller				Oppfølgingskontroller
	Personer	%	Byråer	%	Personer	%	Byråer	%
Godkjente kontroller	542	90,5	268	88,2	60	74,1	36	68,0
Oppfølgingskontroller	57	9,5	36	11,8	21	25,9	17	32,0
Sum	599	100,0	304	100,0	81	100,0	53	100,0

I tillegg kommer 4 gjennomførte kontroller som ikke var ferdigbehandlet av kvalitetskontrollutvalget.

Under de ordinære kontroller er det nå bare 9,5% av de kontrollerte medlemmene og 11,8% av de kontrollerte byråene som får resultatet ikke godkjent og derfor må gjennom oppfølgingskontroll (ny kontroll) i påfølgende år. En ytterligere oppsplitting av tallene for de ordinære byråkontrollene, med sammenligningstall for 2006 og 2007, viser følgende:

	2006	2007	2008
Godkjente kontroller	38,0%	50,7%	58,6%
Begrenset oppfølging	39,0%	34,8%	29,6%
Oppfølgingskontroll	23,0%	14,5%	11,8%
Sum	100,0%	100,0%	100,0%

Når en sammenligner årsrapportene for de tre siste årene, fremgår det at den prosentvise andelen av byråene som ikke oppnår godkjent resultat etter ordinær kontroll, har sunket fra 23,0% i 2006 til 11,8% i 2008. Samtidig fremgår det at andelen som blir godkjent uten ytterligere oppfølging har økt fra 38,0% til 58,6%. Dette er svært gode resultater.

Kvalitetsprosjektet hadde på forhånd satt seg høye måltall for denne perioden, bl a at andelen ny kontroll skulle ned til 10%. Selv om disse målene ikke er fullt ut oppfylt, kan det konstateres en meget positiv utvikling og det er grunn til å anta at det sterke fokuset på kvalitet og god regnskapsføringsskikk, videreutvikling av kvalitetssikringsprogramvare og de gjennomførte kvalitetskontrollseminarene, har bidratt til det gode resultatet. 

Oppfølgingskontrollene

Til tross for denne meget positive utviklingen er det fortsatt slik at nesten 10% av de kontrollerte medlemmene og 12% av byråene ikke oppnådde godkjent resultat i kontrollene. Videre fremgår det at 32% av de byråene som fikk ny kontroll i år som følge av manglende godkjenning i 2007 (oppfølgingskontroll), fortsatt ikke ble godkjent. 9 saker ble oversendt til Kredittilsynet for videre oppfølging.

En tilsvarende tendens kan leses ut av årsrapporten fra Den norske Revisorforenings kontrollvirksomhet for 2008. Ca 15% av de kontrollerte revisorene under de ordinære kontrollene og over 40% av oppfølgingskontrollene oppnådde ikke godkjent resultat.

Dette viser at det også er en gruppe regnskapsførere og byråer som har behov for å iverksette særlige kvalitetstiltak. For denne gruppen anbefaler vi sterkt å se nærmere på mulighetene som ligger i å ta i bruk kvalitetssikringsprogramvare i større omfang og vurdere å benytte seg av NARFs veiledningstjeneste. Sistnevnte går ut på å få besøk av en av NARFs dyktige veiledere som benytter noen timer på å gjennomgå byråets rutiner og systemer, og gir konkret veiledning mht hva som må forbedres og hvordan dette kan gjøres.  

Nærmere analyse

Vi har foretatt en nærmere analyse av de vanligste manglene under NARFs kvalitetskontroller. Vi understreker at dette er en foreløpig gjennomgang, som vi planlegger å følge opp med grundigere analyser. Følgende områder peker seg ut som mest vanlige mangler, og vi anbefaler medlemmene å gjennomgå denne listen og vurdere denne i forhold til egen virksomhet:

• Perioderegnskaper (mangler ved utarbeidelse og skriftlige kommentarer)
• Oppdragsavtaler (mangler ved spesifikasjon og ajourhold)
• Fullmakter (herunder Altinn-fullmakt)
• Dokumentasjon av intern kontroll (herunder kontroll av medarbeidere)
• Dokumentasjon av eget arbeid (kundemapper)
• Pliktige spesifikasjoner ikke utarbeidet
• Mangler skriftlig påpekning av lovbrudd overfor kunder
• Mangler vedrørende periodiske avstemminger

Som tidligere handler mange av punktene om mangelfull dokumentasjon og andre formelle mangler. Når det gjelder de lovbestemte minimumskravene på disse områdene viser vi til den detaljerte gjennomgangen av disse kravene i den nye boken God regnskapsføringsskikk. 

Veien videre

Kvalitetsprosjektet fortsetter. Selv med de gjennomgående gode kontrollresultatene som vi nå erfarer, er det ingen grunn til å ”hvile på laurbærene”.  Medlemmer og byråer som nylig har hatt kontroll og blitt godkjent, må sørge for å opprettholde den gode kvaliteten og ikke tillate kvalitetsarbeidet å synke ned på et lavere nivå. Det er også viktig å følge med i utviklingen når det gjelder nye ting som må implementeres – vi har f eks i løpet av kort tid fått nye regler om intern kontroll for regnskapsførerselskaper, regler om hvitvaskingsansvarlig og nytt skjema for oppdragsavtaler. Det er viktig å følge med løpende og ta tak i dette etter hvert som det kommer.

Mange har sett verdien av å implementere mer automatiserte rutiner for kvalitetsarbeidet, og vi anbefaler å se nærmere på den dataprogramvare som nå videreutvikles på dette området.

I 2009 vil det bli en ny runde med ordinære kvalitetskontroller og oppfølgingskontroller. Alle som skal ha kontroll i år inviteres spesielt til å delta på årets kvalitetskontrollseminarer, som begynner i mai. Som tidligere vil også Kredittilsynet bidra under seminarene. Sett av tid til dette. Tilbakemeldinger og undersøkelser viser at de som har deltatt på seminarene, har hatt stort utbytte av dette i forbindelse med kvalitetskontrollene. Vi tror også at mange andre medlemmer vil ha stor nytte av å delta.

Vi inviterer til fortsatt samarbeid om kvalitetsprosjektet og ønsker lykke til med det kontinuerlige kvalitetsarbeidet i byrået!