Av statsautorisert revisor og autorisert regnskapsfører Jan Terje Kaaby, NARF

NARF Fagsupport har mottatt henvendelser fra regnskapsførere som lurer på hvilke regnskapsdata oppdragsgiver kan kreve å få overført elektronisk fra tidligere regnskapsfører. Spørsmålene gjelder særlig bokførte opplysninger som ligger i tidligere regnskapsførers regnskapssystem, og som ny regnskapsfører ønsker å importere i sitt regnskapssystem. 

Elektronisk tilgjengelighet til bokførte opplysninger

Ved bokføring registreres oppdragsgivers transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner i regnskapsførers regnskapssystem. Basert på de bokførte opplysningene utarbeider regnskapsfører blant annet spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, jf bokføringsloven § 5. Spesifikasjonene kan utarbeides og oppbevares på papir, eller som ferdige rapportfiler (for eksempel som pdf-filer). Spesifikasjonene er etter bokføringsloven § 13 første ledd nr 2 oppdragsgivers oppbevaringspliktige utgave av de bokførte opplysningene, og skal i henhold til GRFS 0.2.8.5 utleveres til oppdragsgiver ved opphør av oppdrag. Dersom regnskapsfører ikke har fått oppgjør for det utførte arbeidet, kan egenprodusert regnskapsmateriale (for eksempel spesifikasjonene) holdes tilbake i påvente av oppgjør. 

I tillegg til oppbevaring av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, krever bokføringsloven § 13 annet ledd at bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i 3,5 år etter regnskapsårets slutt. Det følger av bokføringsforskriften § 7-3 annet ledd at bokføringspliktige som har mindre enn MNOK 5 i omsetning eksklusive MVA er unntatt fra dette kravet.

Kravet til elektronisk tilgjengelighet gjelder de bokførte opplysningene som er nødvendige for å kunne utarbeide spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering og pliktig regnskapsrapportering, jf bokføringsloven § 7 første ledd. I hovedsak omfattes de bokførte opplysningene som bokføringsforskriften § 3-1 krever i spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering. Videre må bokførte opplysninger som følger av bokføringsforskriften kapittel 8 tilleggsbestemmelser og særlige regler for enkelte næringer og bransjer holdes elektronisk tilgjengelig. Dette omfatter blant annet prosjektkoder i bygge- og anleggsvirksomhet. Kravet til elektronisk tilgjengelighet innebærer at de bokførte opplysningene skal kunne overføres til og analyseres i regneark, database eller andre revisjonsverktøy. Det er ikke tilstrekkelig at de bokførte opplysningene er søkbare basert på angitte kriterier, for eksempel slik at det kan søkes etter tekst eller beløp i en rapportfil (blant annet pdf-filer). For mer informasjon henvises til høringsutkast til norsk bokføringsstandard NBS(HU) Elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år.

Det presiseres at kravet til elektronisk tilgjengelighet i 3,5 år ikke omfatter andre regnskapsdata enn bokførte opplysninger. Oppbevaringspliktig regnskapsmateriale kan oppbevares elektronisk, for eksempel pliktig regnskapsrapportering, spesifikasjoner og dokumentasjon (bilag mv), men dette faller ikke inn under bestemmelsene om elektronisk tilgjengelighet til bokførte opplysninger. 

Overføring av bokførte opplysninger til oppdragsgiver

Tilgjengelighetskravet i bokføringsloven retter seg mot oppdragsgiver (den bokføringspliktige). Ved opphør av oppdrag følger det av GRFS 0.2.8.5 at regnskapsfører skal gjøre de bokførte opplysningene elektronisk tilgjengelig overfor oppdragsgiver, slik at denne kan overholde kravet i bokføringsloven § 13 annet ledd. Partene kan velge å avtale særskilt at regnskapsfører skal sørge for slik tilgjengelighet, men heller ikke en slik avtale vil avskjære oppdragsgivers adgang til å kreve opplysningene overført.

Verken bokføringsreglene eller god regnskapsføringsskikk stiller særskilte krav til dataformat for bokførte opplysninger som skal holdes elektronisk tilgjengelig. De bokførte opplysningene kan lagres i regnskapssystemet hvor de opprinnelig ble bokført, som en sikkerhetskopi med mulighet for tilbakelegging i regnskapssystemet, konvertert til et nytt regnskapssystem, i andre databaser og tabeller (for eksempel datavarehus) mv. Ved overføring av bokførte opplysninger fra regnskapsfører til oppdragsgiver stilles det med andre ord ikke krav om at overføring skal skje i det opprinnelige formatet i regnskapssystemet, for eksempel i form av en sikkerhetskopi. Det må per i dag aksepteres at overføring skjer i et annet dataformat, for eksempel regneark-, XML-, tekstfiler mv.

Regnskapsfører har ved elektronisk overføring av bokførte opplysninger til oppdragsgiver anledning til å utelate informasjon som etter bokføringsreglene ikke kreves holdt elektronisk tilgjengelig. Dette kan for eksempel omfatte regnskapsførers interne notater og kommentarer til bokføringen. Slik tilleggsinformasjon kan være en del av regnskapsførers oppdragsdokumentasjon, som i følge GRFS 1.5.3.3 normalt ikke skal gjøres tilgjengelig for oppdragsgiver, revisor eller andre – herunder oppdragsgivers nye regnskapsfører.

Gjennom sitt løpende regnskapsoppdrag skal regnskapsfører ha blitt honorert for bokføring i regnskapssystemet av transaksjoner og andre regnskapsmessige disposisjoner, periodisk produksjon av spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering mv. I forbindelse med opphør av oppdraget er det en naturlig del av avslutningen å overføre bokførte opplysninger elektronisk til oppdragsgiver, jf GRFS 0.2.8.5. Medgått tid i den forbindelse kan selvsagt kreves godtgjort på vanlig måte. Det er ikke akseptabelt at regnskapsfører motsetter seg elektronisk overføring av bokførte opplysninger til oppdragsgiver, forutsatt at oppgjør for utført arbeid er mottatt. Overføring kan skje direkte til ny regnskapsfører, dersom oppdragsgiver ønsker dette.

NARFs kommentarer

Regnskapsfører må opptre imøtekommende overfor kunden, og fortrinnsvis overføre de bokførte opplysninger i det dataformatet som er benyttet i forbindelse med regnskapsføreroppdraget, eventuelt i det dataformatet som kunden ønsker. Regnskapsfører har fått fortløpende betalt for arbeidet som er utført, og eventuell fakturering for overføring av bokførte opplysinger bør fortrinnsvis være avtalt i forkant.

På grunn av den usikkerhet som spørsmålet om elektronisk overføring av bokførte opplysninger ved skifte av regnskapsfører har medført, kommer NARF til å endre oppdragsavtalen. Det vil i ny oppdragsavtale tydeligere fremgå at regnskapsfører ved opphør av oppdrag har plikt til å overføre bokførte opplysninger elektronisk til oppdragsgiver.