logo
rightheaderimage
Ikke innlogget

Skriftlig kommunikasjon med kundene

God regnskapsføringsskikk (GRFS) krever en viss mengde skriftlig kommunikasjon mellom en autorisert regnskapsfører og en kunde under oppdragets utførelse.

Av Roy Kristensen

Noe av dette kan betegnes som "positiv kommunikasjon", f eks i forbindelse med periodisk rapportering, mens andre tilfeller gjelder "negativ kommunikasjon" i form av plikt til å påpeke feil og mangler mv. Bestemmelsene er i standardene dels utformet som skal-regler og dels som bør-regler.

Slik skriftlig kommunikasjon med kunden kommer i tillegg til oppdragsavtale, fullmakter og lignende formaldokumenter som kreves utarbeidet og underskrevet ved oppdragets start og som må ajourføres under veis. Slike formaldokumenter ligger utenfor rammen av denne artikkelen.

"Positiv kommunikasjon"

Når oppdragsgiveren setter bort et oppdrag til en autorisert regnskapsfører, må det legges til grunn at oppdragsgiver har en forventning om en viss mengde tilbakemeldinger i form av rapportering under oppdragets gang. Dette kan være i form av (kopi av) lovbestemte oppgaver til myndigheter, men også rapportering som retter seg mer direkte mot oppdragsgiveren.

Når det gjelder lovbestemte oppgaver, kan ulike varianter være avtalt mellom partene, f eks.

  • Regnskapsfører sender oppgaver (papir/elektronisk) til oppdragsgiver for underskrift
  • Regnskapsfører sender inn oppgaver (papir/elektronisk) på vegne av oppdragsgiver
  • Kombinasjoner avhengig av type oppgave (kort-periodiske oppgaver, selvangivelse, årsregnskap osv)

Når regnskapsfører sender inn oppgaver på vegne av oppdragsgiver, må det foreligge skriftlig fullmakt fra oppdragsgiver. Det kan videre være avtalt ulike godkjenningsprosedyrer i forkant av innsendingen, og regnskapsfører må påse at han opererer innenfor disse fullmaktene og avtalene.

Når det gjelder annen rapportering til oppdragsgiveren, fremgår følgende av GRFS 1 punkt 1.4.1.1:

"Periodiske regnskapsrapporter og pliktige spesifikasjoner skal utarbeides gjennom året i samsvar med den frekvens som følger av oppdragsavtale.

Behov og nytte for periodiske regnskapsrapporter, eksempelvis i styringsøyemed, bør synliggjøres for oppdragsgiveren. For aksjeselskaper må man være særlig oppmerksom på daglig leders rapporteringsplikter til styret."

Som det fremgår av den rettslige standarden, skal omfang og frekvens på rapporteringen fremgå av oppdragsavtalen. Regnskapsfører må herunder påse at aktuelle lovkrav overholdes og at rapporteringen skjer med en hensiktsmessig frekvens i forhold til kundens styringsbehov mv. Hva innebærer dette i praksis?

  • Aksjeselskaper har i aksjeloven § 6-15 et krav om rapportering fra daglig leder til styret minst hver fjerde måned. Dette forutsetter normalt en regnskapsrapport som omfatter resultatoppstilling og balanse. Unntak kan foreligge i selskaper med ingen eller tilnærmet ingen aktivitet.
  • Andre selskapsformer og bransjer kan ha lignende særkrav som må overholdes.
  • I andre tilfeller må rapportfrekvensen avtales ut fra kost/nytte. Regnskapsfører må synliggjøre behovet for kunden.

Det er svært vanlig å avtale to-månedlig rapportering både for aksjeselskaper og andre foretak, med mindre disse er (tilnærmet) uten aktivitet.

Det hevdes at enkelte oppdragsgivere ikke ønsker noen periodisk rapportering eller ønsker å holde dette på et absolutt minimum. I slike tilfeller er det viktig at regnskapsfører orienterer om eventuelle lovkrav og for øvrig synliggjør oppdragsgivers nytte av slik informasjon for planleggings- og styringsformål og for å unngå å komme i ansvar ved tapssituasjoner. Regnskapsfører må her som fagperson stille krav om en akseptabel nedre grense for rapporteringshyppighet.

GRFS 1 punkt 1.4.1.2 krever videre at "periodiske regnskapsrapporter skal bygge på avstemte tall". Det omfatter som et minimum kasse, bankkontoer, kunde- og leverandørreskontro, merverdiavgift og skyldig skattetrekk og arbeidsgiveravgift, men også andre vesentlige regnskapsposter. Det anbefales videre å periodisere vesentlige inntekter og kostnader etter et fast mønster.

Når det gjelder rapportformen, er det åpnet for en viss frihet for partene. Det anbefales likevel å benytte regnskapslovens oppstillingsplan og spesifikasjonkrav som et utgangspunkt. Dette innbefatter også sammenligningstall for tidligere perioder. I tillegg anbefales det å utarbeide aldersfordelte saldolister over kunder og leverandører.

GRFS 1 punkt 1.4.1.3 krever at "regnskapsrapportene skal i alminnelighet kommenteres". Det er selvfølgelig tale om skriftlige kommentarer. Slike kommentarer bør minst omfatte:

  • Vesentlige forutsetninger som regnskapet bygger på og som det ikke kan forventes at oppdragsgiver er oppmerksom på eller ser betydningen av. Eksempler på dette kan være
    • Forenklet periodisering av vesentlige poster, f eks vurdering av varelager, fullføringsgrad for prosjekter, cut-off på vareleveranser osv
    • Mulige tapsposter som ikke er vurdert særskilt, f eks tap på fordringer, garantiansvar, vedlikeholdsavsetninger, mulige erstatningskrav mv
    • For liten innbetaling av skatter i forhold til inntjeningen
  • Eventuelle endringer i rapporteringsform eller rapporteringsprinsipper
  • Andre forhold som det ut fra en kost/nytte-vurdering er aktuelt å informere oppdragsgiveren om

Det er også viktig å tenke på mulig misbruk av kort-periodiske rapporter og sikre seg mot dette. Slike rapporter kan bli benyttet overfor långivere, potensielle investorer mv. Slike forbehold som ovenfor nevnt, reduserer misbruksfaren. I tillegg velger mange å stemple eller på annen måte merke slike rapporter med "kun til internt bruk" eller "ved ekstern bruk – kontakt regnskapsfører …"

"Negativ kommunikasjon"

Både regnskapsførerforskriften og god regnskapsføringsskikk forutsetter at regnskapsfører tar opp visse negative forhold skriftlig med oppdragsgiver. Forskriften krever at "kopi av brev og annen korrespondanse med oppdragsgiver hvor regnskapsfører har påpekt feil og mangler" skal oppbevares og kunne fremlegges i 10 år etter utløpet av regnskapsåret. Oppbevaringen skal være i oppdragsdokumentasjonen (kundepermen) og kan være på papir eller elektronisk.

GRFS 1 punkt 1.4.1.3 nevner følgende områder når det gjelder skriftlig kommunikasjon med oppdragsgiver (de to førstnevnte punktene er skal-regler, mens det siste punktet er en bør-regel):

  • Brudd på regnskaps-, bokførings-, skatte- og avgiftslovgivningen fra oppdragsgivers side som en kommer over i tilknytning til regnskapsføringen
  • Uklarheter og spørsmål i tilknytning til regnskapsføringen
  • Eventuell negativ utvikling i egenkapital, likviditet og/eller inntjening

Når det gjelder plikten til å ta opp lovbrudd skriftlig med oppdragsgiver, så kan dette enten skje i tilknytning til periodisk rapportering eller i separat henvendelse. Det differensieres i utgangspunktet ikke i forhold til lovbruddets alvorlighetsgrad, og regelen må derfor tolkes strengt. Eksempler på forhold innenfor regnskaps- og bokføringsområdet som forekommer relativt ofte og som uansett må tas opp skriftlig, omfatter

  • Brudd på reglene om skattetrekkskonto eller tilsvarende
  • Brudd på reglene om ulovlige lån og mellomregningskontoer

Det anbefales at "uklarheter og spørsmål i tilknytning til regnskapsføringen" tas opp separat, slik at en ikke blander sammen påpekning av lovbrudd og mindre mangler/uklarheter.

I tillegg til ovennevnte krever GRFS 1 følgende:

  • at regnskapsfører som kommer over svakheter eller feil ved oppdragsgiverens interne rutiner, skal ta opp dette skriftlig ved vesentlige brudd eller gjentakelser (punkt 1.2.2), og
  • at regnskapsfører som kommer over brudd på dokumentasjonskravene, skal ta opp dette skriftlig ved vesentlige brudd eller gjentakelser (punkt 1.2.4.1)

Disse punktene kan f eks gjelde

  • Brudd på reglene om dokumentasjon av kontantomsetningen
  • Brudd på reglene om føring av prosjektregnskap, timeregistreringer mv
  • Brudd på reglene om dokumentasjon av varelager
  • Brudd på reglene om dokumentasjon av reiseutgifter, bevertningsutgifter
  • Osv

Regnskapsførerforetaket må etablere rutiner for å fange opp både eventuelle lovbrudd og brudd på interne rutiner og dokumentasjonskrav, slik at disse kan bli rapportert iht reglene. Når forhold er rapportert må de også følges opp med tanke på å kunne avklare om de er brakt i orden.

Dersom vesentlige forhold ikke bringes i orden, må regnskapsfører vurdere å si fra seg oppdraget. Det samme vil gjelder ved vesentlig mangelfull eller vesentlig for sen innlevering av regnskapsmateriale fra oppdragsgiver

Egenprodusert dokumentasjon

I enkelte tilfeller er det behov for å foreta korreksjonsposteringer mv i regnskapet, men som ikke kan verifiseres gjennom den dokumentasjon som regnskapsfører besitter. I slike tilfeller må verifikasjonsansvaret overlates til oppdragsgiver. GRFS 1 punkt 1.2.4.10 krever i slike tilfeller skriftlig godkjenning (signatur) fra oppdragsgiver.

Dette kan f eks gjelde påstått private uttak eller innskudd på foretakets bankkontoer.

Dersom forholdet berører hvitvaskingsområdet, eller gjelder udokumenterte "pynteføringer", må regnskapsfører i tillegg vurdere om det er nødvendig å frasi seg oppdraget. Med "pynteføringer" menes f eks udokumentert bokføring for å rette opp negativ kasse. Det er i slike tilfeller særlig viktig at manglene parallelt påpekes skriftlig overfor kunden (selv om kunden ikke skal informeres om eventuell hvitvaskingsrapportering).

Utlevering av regnskapsmateriale

GRFS 1 punkt 1.2.3.3 krever at det skal føres oversikt over tidspunkt for rapportering og utlevering av regnskapsmateriale. Dette er bl a begrunnet i behovet for å kunne dokumentere at oppdragsgiver eller tredjemann har overtatt ansvaret for oppbevaring av regnskaper og/eller bilag.

Når slik utlevering ikke følger faste, dokumenterte rutiner, skal regnskapsfører vurdere om det er behov for skriftlighet, dvs om det skal kreves signatur fra mottaker samt merknad om hva utleveringen omfatter.

Konklusjon/oppsummering

De nye rettslige standardene for god regnskapsføringsskikk stiller mer omfattende og konkrete krav til skriftlighet i kommunikasjonen med kunden enn tidligere. Dette gjelder både "positiv kommunikasjon" i form av perioderapporter mv og "negativ kommunikasjon" i form av påpekning av feil og mangler. Det er også viktig å være oppmerksom på kravene til egenprodusert dokumentasjon og behov for dokumentasjon av utlevering av regnskapsmateriale.

Opprettet:  10.03.08
Endret:  10.03.08

NARF © 2014 | Norges Autoriserte Regnskapsføreres Forening | Postboks 99 Sentrum, 0101 Oslo | post@narf.no | 23 35 69 00 | Personvernerklæring