Av statsautorisert revisor og autorisert regnskapsfører Jan Terje Kaaby, NARF

Det materialet som regnskapsfører sitter på i forbindelse med et regnskapsoppdrag kan deles i tre kategorier:

1)      Regnskapsmateriale som er oppbevaringspliktig for oppdragsgiver

2)      Bokførte opplysninger som oppdragsgiver plikter å holde elektronisk tilgjengelig i 3,5 år

3)      Regnskapsførers oppdragsdokumentasjon

1)      Regnskapsmateriale som er oppbevaringspliktig for oppdragsgiver 

 Hva som er oppdragsgivers oppbevaringspliktige regnskapsmateriale defineres i bokføringsloven § 13 første ledd nr 1 til 8, og omfatter for eksempel:

• årsregnskap, årsberetning og revisjonsberetning
• ligningsoppgaver
• omsetningsoppgaver for merverdiavgift
• terminoppgaver for arbeidsgiveravgift og skattetrekk
• annen pliktig regnskapsrapportering
• spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering, jf bokføringsloven § 5
• dokumentasjon av bokførte opplysninger (bilag)
• dokumentasjon av balansen (herunder nødvendige avstemminger)
• dokumentasjon av regnskapssystemet
• nummererte brev fra revisor
• avtaler som gjelder virksomheten (unntatt avtaler av mindre betydning)
• korrespondanse som gir vesentlig tilleggsinformasjon i tilknytning til bokførte opplysninger
• utgående pakksedler eller tilsvarende som forelå på papir på leveringstidspunktet
• mv

Oppdragsgivers oppbevaringspliktige regnskapsmateriale kan igjen deles i to undergrupper:

a)        Regnskapsmateriale som er innlevert til regnskapsfører

Regnskapsmateriale som oppdragsgiver har innlevert til regnskapsfører omfatter blant annet alle bilag som regnskapsfører har mottatt til bokføring.

Regnskapsfører kan etter GRFS 0.2.8.2 og GRFS 0.2.8.5 aldri utøve tilbakeholdsrett i innlevert dokumentasjon fra oppdragsgiver. Dersom oppdragsgiver ber om det, eller ved opphør av oppdraget, skal regnskapsfører levere tilbake til oppdragsgiver all mottatt dokumentasjon. Dette skal skje uavhengig av om regnskapsfører har fått oppgjør for leverte tjenester.

b)      Regnskapsmateriale som er produsert av regnskapsfører

Regnskapsmateriale som er produsert av regnskapsfører omfatter blant annet pliktig regnskapsrapportering og spesifikasjoner av pliktig regnskapsrapportering.

Regnskapsmateriale som er produsert av regnskapsfører skal også utleveres til oppdragsgiver når denne ber om det, eller ved opphør av oppdraget. Her har regnskapsfører imidlertid adgang til å utøve tilbakeholdsrett dersom oppdragsgiver ikke har betalt for de tjenestene som er levert. Også dette følger av GRFS 0.2.8.2 og GRFS 0.2.8.5. Dersom oppdragsgiver har betalt for tjenestene har regnskapsfører plikt til å utlevere regnskapsmaterialet, og kan ikke utøve tilbakeholdsrett.

Både regnskapsmateriale som er innlevert til regnskapsfører og regnskapsmateriale som er produsert av regnskapsfører (og som oppdragsgiver har betalt for) må anses som oppdragsgivers eiendom, og oppdragsgiver må settes i stand til å etterleve oppbevaringskravene i bokføringsloven § 13.  

2)      Bokførte opplysninger som oppdragsgiver plikter å holde elektronisk tilgjengelig i 3,5 år

Bokføringsloven § 13 annet ledd krever at bokførte opplysninger som i utgangspunktet er tilgjengelig elektronisk, skal være tilgjengelig elektronisk i 3,5 år etter regnskapsårets slutt. Det følger av bokføringsforskriften § 7-3 annet ledd at bokføringspliktige som har mindre enn MNOK 5 i omsetning eksklusive MVA er unntatt fra dette kravet.

Tilgjengelighetskravet i bokføringsloven retter seg mot oppdragsgiver (den bokføringspliktige). Ved opphør av oppdrag følger det av GRFS 0.2.8.5 at regnskapsfører skal gjøre de bokførte opplysningene elektronisk tilgjengelig overfor oppdragsgiver, slik at denne kan overholde kravet i bokføringsloven § 13 annet ledd.

For mer informasjon om elektronisk overføring av bokførte opplysninger fra regnskapsfører til oppdragsgiver, se egen artikkel.

3)      Regnskapsførers oppdragsdokumentasjon

Regnskapsførers oppdragsdokumentasjon etter regnskapsførerforskriften § 3-2 omfatter blant annet:

• oppdragsavtale og faste opplysninger om kunden, for eksempel firmaattest
• fremdriftsskjema og kvalitetskontrolldokumentasjon
• regnskapsførers kopi av avstemminger
• regnskapsførers kopi av pliktig regnskapsrapportering, herunder årsregnskap og ligningsoppgaver med sporbarhetsdokumentasjon
• regnskapsførers korrespondanse på oppdraget, herunder periodiske regnskapsrapporter og korrespondanse med revisor
• mv

Regnskapsførers oppdragsdokumentasjon skal i henhold til GRFS 1.5.3.3 normalt ikke gjøres tilgjengelig for oppdragsgiver, revisor eller andre. Dette er regnskapsførers interne dokumentasjon knyttet til oppdraget, og skal som hovedregel oppbevares av regnskapsfører i 10 år etter utgangen av regnskapsåret (GRFS 1.5.4).

Det presiseres i GRFS 1.5.1 at regnskapsførers oppdragsdokumentasjon ikke skal inneholde regnskapsmateriale som er oppbevaringspliktig for oppdragsgiver, og som derfor må utleveres til oppdragsgiver for at denne skal kunne etterleve sin oppbevaringsplikt etter bokføringsloven § 13 (jf punkt 1 og 2 over).