Vi nærmer oss årsskiftet 2010/2011 og mange næringsdrivende har startet forberedelsene til årsoppgjøret. I følge regnskapsloven § 3-1 er alle regnskapspliktige pliktige til å utarbeide årsregnskap. Mange små og mellomstore norske virksomheter benytter ekstern regnskapsfører som utarbeider årsregnskap og ligningspapirer. Likevel er det mye å passe på for de næringsdrivende, som må bidra med ulik type dokumentasjon som kan bidra til at årsregnskapet blir à jour og korrekt. I denne artikkelen tar vi for oss noen forhold virksomhetene bør vie spesiell oppmerksomhet. Vi har også laget en sjekkliste for årsoppgjøret 2010.

• Alle næringsdrivende bør så snart som mulig på nyåret gjøre klart og sende over alle aktuelle bilag, kontoutskrifter og årsoppgaver til regnskapsfører. Særlig viktig er det å være tidlig ute med informasjon og papirer som vedrører lønn. Det bør være avtalt datoer på forhånd for når senest dokumentasjon skal være levert, sier registrert revisor og autorisert regnskapsfører Liv Valentinsen.

Sørg for at alle ansatte i virksomheten leverer reiseregninger.

Lønnsregistrering og -innberetning er noe av det første regnskapsførerne tar tak i på nyåret. Da bør all lønnsdokumentasjon være klart. 

• Erfaringsmessig har reiseregninger en tendens til å komme senere enn de bør. Et godt råd til virksomheter som har ansatte er å sette frist senest 10.01.11 for å levere dokumentasjon vedrørende reiser, overnatting, diett og kilometergodtgjørelse, understreker Valentinsen.

Beskatning av telefon, avis, bil o.a

I tillegg bør virksomheten så snart som mulig oversende informasjon om hvem i bedriften som skal beskattes for elektronisk kommunikasjonstjenester, avis og andre naturalytelser betalt av arbeidsgiver, da også dette skal lønnsinnberettes. Selv om telefon/internett er goder som sjablonbeskattes, så trenger man oversikt over faktisk forbruk per ansatt. Dette gjelder også når de faktiske beløpene overstiger sjablonbeløpene, da det uansett skal oppgis i lønns- og trekkoppgavene.
En annen type data som det skal svares arbeidsgiveravgift av, er innskudd til obligatorisk tjenestepensjon for de ansatte (bl.a. virksomheter med minimum 2 ansatte i 75% stilling).  Regnskapsfører trenger derfor å få tilsendt alle bilag som gjelder OTP så snart de foreligger. Her må man også huske på løpende gjennom året å ajourføre opplysninger om ansatte og deres lønnsgrunnlag som oversendes forsikringsselskapet.

Formelle krav til dokumentasjon av varetelling

Varetelling er et annet område hvor det er viktig med god kommunikasjon mellom virksomheten og regnskapsfører. I tillegg til kravet om at varetelling skal foretas ved årsslutt, er det flere formelle krav som må oppfylles. Hvis man fyller ut varetellingslistene manuelt, skal disse være forhåndsnummererte. Alle varer skal angis med vareart, varenummer, navn, kvantum og pris samt en summeringskolonne der angitt verdi på varen fremkommer.  Verdien på varene skal vurderes etter laveste verdi av anskaffelseskost (priser uten mva) og virkelig verdi.  Husk at ukurante varer på lageret skal også medtas på varetellingslisten.
Man bør gjøre en ukuransvurdering gjerne sammen med regnskapsfører eller revisor. Regnskapsmessig skal ukurante varer tas til fradrag. Skattemessig får man fradrag først når en vare tas fysisk ut av lageret og kastes, poengterer Valentinsen, som minner om at alle varetellingslistene med gjerne et sammendragsskjema skal dateres og signeres før de sendes til regnskapsfører.

• Det er ikke uvanlig at en del glemmer dette, men da må man forvente å få listene i retur for signering/datering. Virksomheten må kunne gå god for verdien på varelageret ved daglig leders underskrift, sier Valentinsen.

Er varer tatt ut av lageret til eget bruk eller brukt som anleggsmidler i bedriften er det viktig at dette også dokumenteres.

Tap på kundefordringer

Man skal ha fokus på kundereskontroen gjennom hele året, og løpende avskrive for konstaterte tap, slik at regnskapet hele tiden er mest mulig korrekt vurdert. Regnskapsfører trenger en liste over eventuelle fordringer som er tapt og som er usikre pr 31.12. Listen bør signeres og dateres av daglig leder før oversendelse.
Regnskapsmessig skiller man mellom beregnet avsetning for tap og endelig konstaterte tap. Skal man få skattemessig fradrag må tapet være endelig konstatert slik at fordringen kan føres ut av reskontro og tapsføres, sier Valentinsen. For å kunne gjøre det må foretaket ha:

• foretatt tvangsinndrivning eller inkasso som har vært forgjeves, eller
• en kundefordring ikke er innfridd seks måneder etter forfall til tross for minst tre purringskrav, eller
• offentlig gjeldsmegling, konkurs-, likvidasjons- eller avviklingsbehandling, eller
• fordringen ellers ut fra en samlet vurdering må anses klart uerholdelig

Vurderinger vedrørende kundefordringer krever gjerne en god kommunikasjon mellom regnskapsfører og foretaket.

Kostnadder og inntekter

Et annet område man bør vie særlig oppmerksomhet er periodisering av kostnader og inntekter. Det vil si at inntekter skal bokføres i den perioden en vare er solgt eller en tjeneste utført, og kostnader skal bokføres i den perioden de er påløpt.

• Det betyr at bilag man mottar i 2011 kan omfatte forhold som skal bokføres i 2010. Det holder ikke bare å se på dato på fakturaen, men man må se hvilke periode fakturaen vedrører slik at alt blir korrekt periodisert. Noen ganger skal hele bilagets beløp føres i regnskapet for foregående år. Andre ganger kan det være snakk om å dele bilagets beløp på de to regnskapsårene.  Uansett må man være påpasselig med å få over bilag til regnskapsfører så raskt som mulig, sier Valentinsen

Når det gjelder inntekter som skal periodiseres kan dette typisk dreie seg om opptjente bonuser eller provisjoner fra leverandører samt tilskudd og refusjoner fra for eksempel Norges Forskningsråd og offentlige etater. Hvis man her får utbetalt et beløp i 2011 og som gjelder 2010, skal det periodiseres og inntektsføres i 2010.
Det kan eksempelvis også være utført arbeid og tjenester for foretakets kunder i 2010, og som ikke er fakturert før i 2011, slik som ofte er tilfelle for bl.a advokater og konsulenter.  Foretaket bør her sende til regnskapsfører kopi av timelister eller annen dokumentasjon der beløp vil fremgå, sier Valentinsen. Men understreker at i utgangspunktet skal varer og tjenester faktureres i samme periode som det er utført.

På kostnadssiden vil typiske periodiseringsposter dreie seg om fakturaer man mottar i 2011, men som gjelder varer eller tjenester man har mottatt før årsskiftet. Motsatt, at man får faktura i 2010 på kostnader og tjenester som vedrører 2011.  Et annet eksempel er bonus som utbetales til ansatte året etter at de er opptjent. Det er viktig å være bevisst på at det ikke er alle inntekter eller kostnader vi kanskje ser, men som vi må tenke over om er aktuelt å ta med i regnskapet. 

Til slutt anbefales alltid å ha en god og åpen dialog mellom foretak og regnskapsfører slik at partene er klar over hva som forventes av hverandre.

Ha et godt årsoppgjør !

For andre forhold rundt årsoppgjøret, se huskeliste.