Stadig flere bedrifter ser at det er god lønnsomhet i å ha kontroll og oversikt over pengestrømmen. For de fleste selskaper er imidlertid ikke likviditetsstyring en kjerneaktivitet. Derfor velger flere å sette ut disse oppgavene til outsourcingleverandører.

Det er viktig å presisere at det er likviditetsstyringen som settes ut og ikke investeringsbeslutningene. Hvordan midler skal investeres er det opp til våre kunder å beslutte. Vår oppgave er å styre og følge opp likviditeten på en best mulig måte for kundene, sier Lars Gustav Helle, ansvarlig for Outsourcing Services i Mirror Accounting.

Outsourcingleverandøren leverer likviditetsstyring til store selskaper som Storebrand og Posten AB, men også til mellomstore bedrifter.

Kontinuerlig oversikt

Prinsippene for likviditetsstyring er like på tvers av bransjer og gjelder både små og store firmaer. Det handler om å ha kontinuerlig oversikt over likviditeten - også mellom hver regnskapsavslutning.

Som outsourcingleverandør har vi både kompetanse, verktøy og oppfølgingsrutiner til å gi kundene løpende oversikter og prognoser over midlene de har til disposisjon. Mange har allerede satt ut regnskapet til oss. Da er det naturlig å benytte oss også på likviditetsstyringsfunksjonen. Da slipper selskapene å bygge opp egne ressurser til å håndtere dette, sier Lars Gustav Helle.

Leveranseansvarlig Torun Elton i Mirror Accounting er kundeansvarlig blant annet for Storebrand. I følge henne er det fire grunnpilarer som bør være på plass for å etablere en effektiv likviditetsstyring: Gode retningslinjer, rutiner, struktur og fungerende verktøy/systemer.

Policy for likviditetsstyring

Utgangspunktet er alltid en policy for likviditetsstyring som er vedtatt av selskapets ledelse, understreker Elton. Med utgangspunkt i denne fastsettes fullmakter, begrensninger og overordnede mandater for hvordan midler skal plasseres på kort og lang sikt. Dernest etableres rutiner og rutinebeskrivelser for beslutningstakere og alle som fakturer eller utfører betalinger.

I tillegg må det etableres, eller allerede være på plass, kontostrukturer og –grupperinger som muliggjør en effektiv likviditetsstyring, sier Elton.

Kontroll på kontantstrømmen

Når strukturen er på plass styres og rapporteres likviditeten ved hjelp av ulikeverktøy.

Selv om mye er automatisert er det svært viktig å følge kontantstrømmen og ha full oversikt over kundereskontro, leverandørreskontro og lønn. Til enhver tid skal det opprettholdes akseptabel risiko for at alle forpliktelser gjøres opp til rett tid. I dette arbeidet vurderer vi situasjonen ikke bare på kort sikt. Vi utarbeider også rullerende likviditetsprognoser, som er et viktig beslutningsgrunnlag for ledelsene i selskapene, sier Torun Elton. I tillegg til å utføre daglige oppgaver rundt likviditetsstyring yter Mirror Accounting også rådgivning, blant annet om hvordan selskaper kan redusere kostnader ved optimal bruk av banktjenester.

Hjelp til å velge riktig bank

Gode prosesser mot banken, inklusive avtaler for etablering og ajourføring av trekkfullmakter, betalingsavtaler og tilgang til banksystemene er viktig for en effektiv likviditetsstyring. For bedrifter som utfører likviditetsstyringen selv medfører disse oppgavene ofte mye administrasjon. Bankene har også ulike strukturer for sine tjenester, og for mange kan det være mye å spare på å velge riktig bankforbindelse. Dette har vi god oversikt over og vi kan gi gode råd til våre kunder, sier Torunn Elton.

Effektiv rapportering
Den kanskje viktigste delen av likviditetsstyringen, den løpende rapporteringen om likviditetssituasjonen til kundene kan gjøres på flere måter.

Dette kan gjøres via en webbasert portal eller via e-post. Det som er viktig er at det løpende formidles nøkkelinformasjon i et lett kommuniserbart format, slik at kunden er oppdatert om bedriftens likviditetssituasjon. Dette kan skje automatisk for eksempel en gang i uken. Våre kunder skal ikke trenge å ringe banken for å få vite dette, sier Lars Gustav Helle.