Noen har kanskje begynt å lure på hvilke alternativer som gjenstår? Da kan det være på tide å ta en kikk på alle mulighetene innen outsourcing av regnskap og lønn.

Mange har vurdert outsourcing tidligere, men ikke gått videre inn i en grundigere vurderingsprosess. Det kan skyldes flere ting. De har tenkt at det kanskje ikke passer for deres virksomhet, eller de kan ha tenkt at gevinstene ikke oppveier de antatte kostnadene. Disse vurderingene er basert på hovedsaklig tre forhold. For det første er det mange som ikke kjenner til hvor store gevinstene kan være. For det andre er antagelsene om kostnader og risiko ved outsourcing ofte overdrevet. Og for det tredje er det en del beslutningstakere som ikke har tilstrekkelig kunnskap om hva outsourcing av regnskap og lønn vil innebære for akkurat deres virksomhet.

Bli kjent med gevinstene

Alle som, på et tidligere tidspunkt, har vurdert og undersøkt mulighetene rundt outsourcing, vil bli overrasket over den teknologiske revolusjonen som har preget tjenesteproduksjonen de siste årene. Elektronisk datafangst og webbasert samhandling er nå en del av hverdagen for mange bedrifter som har satt bort regnskaps- eller lønnsfunksjonen.

Fakturahåndteringen har blitt mye enklere og mange har gitt beskjed til sine leverandører at de skal sende papirfakturaene direkte til vårt skanningsenter, hvor de blir skannet, innlest og kontert. Deretter sendes de på elektronisk flyt etter definerte attestering- og godkjenningsrutiner. Enkel webrapportering er en annen nyvinning, og gjør det mulig for økonomiansvarlige og andre relevante personer å få tilgang til oppdaterte regnskapsdata når det måtte passe dem. Webbasert registrering av reiseregninger, utleggsrefusjoner, timelister og andre variable lønnsdata er et tredje område.

Denne automatiseringen av dataflyten gir helt nye effektivitetsgevinster for de bedriftene som velger en moderne outsourcingspartner. Det gjør det mulig å jobbe mye smartere, samtidig som man kan stole på at dedikerte fageksperter kvalitetssikrer innholdet.

Kostnadene endrer seg

En sunn økonomisk beslutning er basert på en vurdering av kost og nytte. Og disse vurderingene kan endre seg med tiden. I økonomiske nedgangstider kan noen kostnader som før ikke ble ansett som vesentlige tre fram i nytt lys. Kostnadene knyttet til regnskap, lønn og personal er typiske eksempler på slike variable kostnader som ikke endrer seg nevneverdig, men som allikevel blir ”dyrere” ettersom tidene endrer seg. Derfor er det naturlig å nå på nytt revurdere de interne kostnadene opp mot de eksterne kostnadene knyttet på å kjøpe de samme tjenestene. For hvor mye kan man egentlig spare på å nyte godt av stordriftsfordelene til en spesialistleverandør?

Men kostnadsbildet har også andre aspekter. En del vurderer outsourcing som lite aktuelt fordi de ser en stor risiko forbundet ved å sette bort regnskaps- og lønnsfunksjonen. Det ”koster” rett og slett for mye å gi fra seg kontrollen over tallene. Men erfaringen viser det motsatte. Mange får bedre kontakt med sine egne tall etter at de valgte outsourcing. I tillegg får man tilgang til dedikerte spesialister i et ledende fagmiljø, hvor det alltid finnes ” back-up”. Og når de initielle kostnadene ved bytte til outsourcing er lave, viser kostnadsbildet og risikovurderingen seg å være annerledes enn først antatt.

Hva vil outsourcing bety for virksomheten?

Outsourcing er så mangt, men oppfatningen om outsourcing er ikke like mangfoldig. Mange kjenner ikke til at det finnes utallige former for samarbeid med en outsourcingsleverandør. En god vurderingsprosess om outsourcing inneholder flere spørsmål. Hva gjøres med de ansatte som utfører oppgavene i dag? Hvilke deler av regnskapsfunksjonen skal settes ut? Hva med lønn, og hva med personal? Hvordan leveres papirbilagene? Når kommer rapportene? For å nevne noen.

Her er samspillet mellom fleksibilitet og standardisering viktig. En moderne outsourcingspartner skal sette standarden i måten å løse oppgavene på, ved å ha fokus på innovativ teknologianvendelse og studier av beste praksis innen regnskaps- og lønnsprosesser. Standardiserte tjenestebeskrivelser synliggjør hvordan disse stordriftsfordelene kommer kundene til nytte. Samtidig er det viktig å tilby et fleksibelt og riktig sammensatt spekter av tjenester. Nettopp fordi alle virksomheter har forskjellige behov. Og outsourcing handler om å få dekket virksomhetens behov innen lønn og regnskap. Til en lavere kostnad, og med høy kvalitet.

Kilde: Outsourcingmagasinet, nr. 6/2009